E-mel: Ia menjejaki setiap sudut kehidupan kita. Email peribadi. E-mel kerja. E-mel sekolah. E-mel peribadi kedua (untuk spam). Dunia perniagaan adalah pemacu e-mel yang unggul, menghasilkan lebih daripada 108 bilion e-mel sehari.
Dengan e-mel menguasai perbualan anda dalam semua aspek kehidupan anda-terutama kehidupan profesional anda-anda akan menghantar banyak permintaan setiap hari. Dari meminta seseorang dalam perakaunan untuk menjalankan laporan bagi anda untuk merayu dengan orang lain dalam reka bentuk grafik untuk membantu anda memformat cadangan, anda mungkin menghantar banyak e-mel yang meminta bantuan.
Tetapi apabila permintaan anda bukan secara peribadi, ia menjadi terlalu mudah bagi penerima untuk mengabaikan mesej anda sehingga ia hilang dalam peti masuk kelalaian-atau, lebih buruk lagi, memadam sepenuhnya.
Oleh itu, apabila anda memerlukan bantuan, bagaimana anda menulis e-mel yang akan mendapat respons? Jawapan ringkas ialah: dengan berhati-hati. Berikut adalah beberapa petunjuk untuk membantu anda membuat mesej yang benar-benar akan mendapat perhatian pembaca anda-dan tindak balas yang anda perlukan.
Gunakan Talian Tertakluk kepada Kelebihan Anda
Perkara pertama dahulu: Baris subjek ada untuk sebabnya. Gunakannya dengan jelas membiarkan penerima mengetahui mengapa anda baru sahaja menambah e-mel lain ke dalam peti masuknya, dan anda dengan serta-merta memberi peluang bahawa dia akan membukanya.
Barisan subjek yang samar-samar (seperti "Mempunyai soalan") tidak membantu dan boleh menjengkelkan-dan anda tidak mahu seseorang membuka e-mel anda dalam keadaan fikiran yang jengkel apabila anda memerlukan sesuatu. Sebaliknya, hormati masa penerima anda, dan biarkan dia tahu secara khusus mengapa anda menghantar komunikasi. Sebagai contoh: "Perlu kajian anda: Pelarasan kepada brosur program."
Perlu bantuan untuk menulis garis subjek yang hebat? Semak petua ini.
Salam kepada Pembaca Anda Sebelum Membuat Permintaan
Saya kerap mendapat e-mel daripada pelajar yang segera melancarkan permintaan, permintaan, atau soalan tanpa mengganggu untuk mengatakan dahulu, "Selamat pagi" atau bahkan semata-mata, "Hai." Anda (semoga) tidak akan masuk ke pejabat seseorang dan mula berdering permintaan, jadi jangan lakukan itu melalui e-mel, sama ada.
Anda tidak perlu melancarkan persaingan panjang, tetapi tidak menyakitkan untuk menggugurkan sesuatu yang peribadi sebelum melancarkan permintaan anda: "Hai Randi! Bagaimanakah 10K hujung minggu ini? Saya memikirkan anda pada hari Sabtu dan menghantar perasaan yang baik kepada anda. "Atau, " Selamat pagi, Yakub. Bagaimanakah hujung minggu kamu? Ia adalah cuaca berkebun yang hebat-saya harap anda dapat memanfaatkannya! "
Salam ini ringkas dan ringkas, tetapi mereka menunjukkan tahap minat yang tulen kepada penerima. Ingat apa yang saya katakan sebelum ini tentang tidak mahu pembaca anda menjadi jengkel apabila membuka e-mel anda? Sukar untuk berasa marah dengan seseorang yang membuat komen atau bertanya tentang sesuatu yang penting kepada anda. Penerima anda, sememangnya, manusia dengan perasaan dan minat di luar pejabat. Kadang-kadang cara terbaik untuk berhubung dengan seseorang dan mendapatkan dia di atas kapal dengan sesuatu adalah untuk menjadi baik.
Ingat Apa yang Anda Belajar dalam Kelas Bahasa Inggeris
Sekiranya permintaan anda adalah sangat mendesak, ia boleh menggoda untuk melancarkan e-mel dengan tergesa-gesa dengan singkatan seperti teks, dengan cepat menulis ayat-ayat, dan ayat-ayat yang bertele-tele tanpa sebarang tanda baca yang bermakna. Jika anda mendapati diri anda dalam keadaan ini, berhenti. Ambillah nafas panjang. Apabila meminta bantuan, perkara terakhir yang anda mahu lakukan adalah sukar bagi seseorang untuk memahami permintaan anda. Jika penerima anda tidak dapat memahami e-mel anda, anda hanya menyakiti peluang anda untuk mendapatkan bantuan yang anda perlukan.
Sebagai contoh, perenggan yang bertele-tele tanpa koma yang sesuai akan memaksa pembaca membaca dan membaca semula bahagian untuk memastikan dia atau dia memahami apa yang anda cuba berkomunikasi. Itu mengambil masa tambahan dan boleh menjadi sangat mengecewakan-dua perkara yang anda ingin elakkan. Betulkannya mudah: Tuliskan ayat lengkap. Pecah perenggan panjang ke dalam perenggan yang lebih kecil. Gunakan koma dengan sewajarnya.
Dan satu tanda baca terakhir: Jika anda cenderung untuk mengakhiri ayat dengan rentetan seruan mata, tolong hentikan. Kecuali anda mengumumkan bahawa pasukan anda hanya memenangi perjanjian bajet dolar, kalimat anda tidak memerlukan satu baris tanda seru.
Jangan Tulis Novel
Ya, apabila menghantar permintaan melalui e-mel, anda perlu melakukan beberapa kecelakaan dengan memasukkan ucapan, kalimat lengkap, dan tanda baca yang sesuai. Tetapi ia adalah sepenuhnya mungkin untuk mencapai perkara-perkara itu dan membuat permintaan anda hanya dalam beberapa ayat, bukannya beberapa perenggan.
Beberapa pakar kerjaya menyarankan e-mel harus lima ayat atau kurang. Malah terdapat alat yang boleh membantu anda mengehadkan e-mel anda ke nombor ayat pilihan anda.
Bergantung kepada kerumitan permintaan anda, anda mungkin tidak dapat terus menulis cadangan lima ayat, tetapi anda harus menulis draf pertama anda, kemudian pertimbangkan jika anda boleh memotong apa-apa bahan untuk memudahkan membaca. Kemudian, lihat produk akhir dan tanya diri anda jika permintaan itu jelas atau jika ia akan ditangani dengan lebih cekap melalui telefon atau secara peribadi.
Sebagai contoh:
Lihat? Digilap, tetapi ke titik. Daripada menulis perenggan tentang sebab-sebab mengapa Randi menjadi calon yang ideal, penulis memberikan penjelasan yang jelas dan ringkas tentang apa yang dia mahu, diikuti dengan permintaan untuk membincangkannya lebih lanjut.
Jangan Hantar E-mel
Saya tahu-anda hanya membaca keseluruhan ruangan tentang membuat "bertanya" dengan berkesan melalui e-mel, dan sekarang saya memberitahu anda supaya tidak memukul hantar. Apakah perjanjian nya?
Menaipkan e-mel itu bukan sisa. Kadangkala menaip dan menyunting permintaan boleh membantu anda berfikir melalui mesej anda supaya anda tahu tentang apa yang anda ingin tanyakan, bagaimana anda akan menyokong permintaan anda, dan bagaimana anda boleh menjawab soalan atau kebimbangan yang timbul daripada permintaan itu. Itu boleh menjadi latihan berharga untuk mempersiapkan anda untuk bertanya secara tatap muka.
Sesetengah permintaan sepenuhnya sesuai dengan e-mel. Walau bagaimanapun, jika anda mempunyai permintaan yang penting dan akses langsung kepada orang yang boleh membantu anda, tanyakan kepada diri anda sendiri jika perbualan secara peribadi lebih bermanfaat daripada permintaan elektronik. Tiada konteks, nada suara, ekspresi wajah, atau emosi melalui e-mel. Kadang-kadang, duduk bersebelahan dengan seseorang dan membiarkannya melihat keaslian anda, perasaan anda, senyuman anda, atau kecewa anda-anda tahu, perkara-perkara yang membuat anda manusia-boleh menjual mesej anda dengan lebih baik daripada yang paling dipikirkan -of-manusia) e-mel.
Untuk rekod, saya bukan anti-teknologi. Saya menulis banyak e-mel dan menghabiskan terlalu banyak masa mengejar arnab melalui Twitter. Tetapi jika saya benar-benar memerlukan pembelian atau bantuan seseorang, saya percaya saya boleh dan harus membuat usaha untuk mengambil telefon atau berjalan ke pejabatnya untuk menerangkan apa yang saya mahu dan mengapa saya fikir orang itu boleh membantu saya.
Tetapkan permintaan anda ringkas, ke titik, dan digilap-sama ada elektronik atau bersemuka-dan anda akan mempunyai peluang yang lebih baik untuk mendapatkan bantuan yang anda perlukan.
