Leslie, pengarah eksekutif bukan untung, ingin mengulang brosur untuk program organisasi yang membantu remaja berisiko tinggal di sekolah, dan dia meletakkan Emma, pengurus pejabat, yang bertanggungjawab.
Emma menghabiskan jam mengemas kini imej, warna, dan fon. Dia berbangga dengan penekanannya yang lebih berani, terang, teruja untuk menunjukkan kepada bosnya.
Walau bagaimanapun, apabila ia berlaku, jelas terdapat masalah. "Oh, " Leslie mengamati risalah baru itu, "Ia kelihatan hebat. Tetapi kenapa salinannya masih sama? "
Terkejut, Emma tidak boleh percaya telinganya. Dia tidak pernah terfikir untuk menyemak semula salinan itu. Dan Leslie tidak pernah mencadangkannya. Bagaimana dua orang bercakap tentang satu perkara mudah mempunyai tafsiran yang berbeza?
Leslie dan Emma mengalami masalah klasik yang diabadikan oleh George Bernard Shaw, "Masalah terbesar dalam komunikasi adalah ilusi yang telah berlaku."
Akan ada orang di tempat kerja yang, seperti Leslie, yang tidak begitu baik untuk mendapatkan idea mereka. Dan apabila mereka tidak, ia boleh mencipta halangan. Ia boleh menghantar anda berputar ke dalam limbung miskomunikasi. Waktu yang dihancurkan, kerja keras yang ditakuti, dan kesilapan yang sama boleh meningkat apabila rakan sekerja anda, atau bos, tidak berkomunikasi dengan apa yang mereka mahukan dengan cekap atau berkesan.
Anda boleh mengharapkan semua orang untuk berkomunikasi dengan lebih jelas. Tetapi itu mungkin tidak boleh menjadi strategi perjalanan anda. Daripada ingin, cuba tiga teknik berikut untuk mendapatkan komunikasi yang lebih jelas dan lebih berkesan dari orang lain.
1. Apabila Anda Mengambil Tugasan
Emma fikir dia sedang mendengar apa yang dikehendaki bosnya. Lagipun, mereka berdiri di dalam bilik yang sama bercakap antara satu sama lain. Tetapi pada hakikatnya, arahan Leslie untuk "mengubah reka bentuk risalah" adalah samar-samar dan tidak lengkap.
Strategi yang hebat untuk menjadikan orang lain lebih ringkas dan khusus adalah dengan mengajukan pertanyaan yang memberikan kejelasan.
Inilah caranya dari Emma: "Leslie, apabila anda mengatakan 'mengubah reka bentuk risalah', bolehkah anda memberitahu lebih lanjut tentang saya apa yang anda maksudkan dengan itu dan apa yang anda jangkakan?"
Emma pasti tahu dengan cepat bahawa dia dan bosnya mempunyai idea unik tentang produk akhir. Kemudian, dia dapat menggerudi lagi dengan lebih banyak soalan, bertanya tentang segala-galanya dari skema grafik dan warna ke tarikh akhir untuk draf pertama.
Soalan adalah senjata rahsia anda di tempat kerja. Apabila ragu-ragu, tanyakan kepada orang lain untuk menjelaskan harapan mereka. Tanya sehingga anda pasti anda faham. Anda akan kagum pada bagaimana ia menyelaraskan segala-galanya.
2. Apabila Anda sedang dalam Mesyuarat
Pernahkah anda dalam mesyuarat yang memberikan mesyuarat nama buruk? Saya telah melihat pengurus yang berpelukan seolah-olah tanpa tujuan yang jelas atau hasil yang dikehendaki. Di samping itu, pemimpin itu terdengar seperti dia memproses fikirannya dengan kuat, lebih daripada dia memudahkan perbualan kumpulan. Tidak ada yang pasti apa yang perlu diambil serius sebagai idea, dan apa yang harus diabaikan. Dan semua orang berfikir tentang timbunan kerja di meja mereka. Selepas beberapa ketika, pasukan itu lupa apa yang titik bercakap itu dan mentalnya mengosongkan premis itu, meletak jawatan untuk memeriksa e-mel pada telefon mereka.
Menjadi tebal mesyuarat gagal boleh menjadi tempat yang sukar untuk meminta bos atau rakan sekerja menjadi lebih berkesan dalam ucapannya. Tetapi anda boleh, dan anda tidak perlu berminat mengenainya. Cukup mengganggu apabila ada jeda dan meminta penjelasan.
"Bob, saya nampak beberapa kening yang berkerut di dalam bilik. Nampaknya sesetengah daripada kita tidak mengikuti anda mengenai topik ini. Bolehkah anda mengulangi beberapa langkah dan mengkaji semula perkara penting pada tahap yang tinggi? Saya mahu pastikan kami tahu apa yang anda perlukan daripada kami. "
Anda mungkin akan mendapat persetujuan dan orang lain melompat masuk untuk menyatakan kekeliruan. Anda akan mendapatkan maklumat yang anda perlukan, dan begitu juga rakan sekerja anda, yang tidak syak lagi akan berterima kasih kepada anda kemudian untuk bercakap.
3. Apabila Anda Bekerja pada E-mel
Kebanyakan komunikasi di tempat kerja, tidak menghairankan, berlaku melalui e-mel. Oleh itu, apabila anda mendapat tome yang panjang, bertele-tele, tidak fokus dari Angela, kawan projek anda, anda ingin menangis.
Ia akan membawa anda 30 minit hanya untuk menyebarkan perenggan, mencari tahu apa yang dia katakan, menentukan jika anda perlu melakukan sesuatu, dan kemudian mengetahui bagaimana untuk bertindak balas. Sekilas seketika dan anda masih ingat mengapa anda tidak suka membuka e-mel wanita ini. Anda boleh mengepakkan kepala anda terhadap dinding dalam kekecewaan.
Sebaliknya, amalkan meminta apa yang anda perlukan, secara semulajadi, tanpa cara konfrontasi. Tanya Angela jika dia terbuka untuk menaip semula e-melnya supaya anda boleh bertindak balas dengan lebih cepat. Dan ingatlah, jika anda akan meminta seseorang melakukan sesuatu secara berbeza, beritahu dia mengapa ia juga baik untuknya.
"Hey Angela, saya perhatikan bahawa sering e-mel anda panjang dan terperinci. Sungguh baiknya anda memberikan maklumat yang banyak, tetapi apabila saya melihat dengan cepat, saya tidak boleh selalu mentakrifkan apa yang anda perlukan dari saya dan bila-dan saya benci tarikh akhir yang hilang atau salah tafsir. Adakah anda dapat meletakkan titik utama di bahagian atas supaya saya dapat bertindak balas dengan lebih cepat, atau membuat subjek lebih terperinci? Misalnya, 'Tindakan Diperlukan pada hari Jumaat pukul 9 pagi | Projek ACME 'akan mengingatkan saya untuk meletakkannya dalam jadual saya dengan segera. "
Anda mungkin akan mula menerima e-mel yang berkualiti tinggi dari Angela dengan serta-merta, dan anda akan membuat rakan sekerja anda lebih baik dengan membantunya untuk berkomunikasi lebih profesional. Patilah diri anda di belakang untuk yang satu.
Akan sangat bagus jika semua orang berkomunikasi dengan cara yang tidak membiarkan apa-apa imaginasi. Realitinya adalah kita berkomunikasi di tempat kerja yang rumit dan sibuk dengan gangguan dan tekanan. Apabila perbualan penting berlaku amalan yang baik untuk membantu orang-orang di sekeliling anda berkomunikasi secara ringkas supaya anda mengekstrak maklumat yang anda perlukan dari mereka. Ia mungkin agak tidak selesa apabila anda mula-mula cuba, tetapi dalam jangka panjang, anda akan menjadi lebih baik dan lebih selesa dengan berbuat demikian. Bonus, ia akan menjimatkan jam tekanan dan tenaga yang salah dalam proses.
