Oh, e-mel. Sama ada anda menguruskan beberapa orang, pasukan yang besar, atau anda sendiri, ia boleh membantu dan menghalang kejayaan anda. Kerana, kerana saya pasti anda perasan, lebih banyak orang yang anda bekerjasama, semakin banyak mesej yang membina, dan semakin mencabarnya untuk melewati mereka dalam lima minit yang anda miliki di antara pertemuan-pertemuan belakang.
Walaupun saya tidak dapat menangkap tongkat sihir dan menyelesaikan masalah ini untuk anda, saya dapat memberitahu anda bahawa saya dapati sebuah sistem yang benar-benar berfungsi untuk saya sebagai pengurus-semuanya mendapat beberapa label yang dipercayai dalam peti masuk anda. (Jika anda tidak tahu cara menggunakannya, inilah 101 di sini untuk Gmail dan Outlook).
Tidak seperti penapis yang saya gunakan untuk pemfailan tetap, ketiga-tiga ini bersifat sementara dan hanya digunakan untuk menarik perhatian saya kepada perkara-perkara penting. Sebaik sahaja saya menangani mesej itu, saya mengeluarkan label dan fail seperti biasanya.
Oleh itu, dengan tiada lagi ado:
1. "BLOCKER FOR OTHERS"
Ya, ini ada di semua topi. Saya juga menukar warna dalam peti masuk saya untuk menjadikannya merah. Setiap pagi, saya melalui peti masuk saya untuk memastikan bahawa saya telah mengenal pasti mesej penting yang memerlukan respons saya. (Aka: Tanpa respon saya, orang tidak boleh bergerak ke hadapan. Sama sekali.) Dengan mengenal pasti mereka secara khusus, saya memastikan bahawa saya tidak mengutamakan balasan cepat terhadap perkara penting.
Pada akhir setiap hari, saya pastikan sebarang e-mel yang tinggal dengan tag ini ditangani terlebih dahulu. Dan tanpa pengecualian yang jarang berlaku, saya tidak mendaftar untuk malam itu sehingga selesai. Bukan sahaja ini bermakna saya tidak memegang sesiapa pun, tetapi saya boleh mengakhiri setiap hari mengetahui isu-isu yang paling penting dijaga.
2. "Nama Sesiapa Yang Anda Bertemu dengan Teratur"
Saya mempunyai satu-satu pertemuan dengan setiap laporan langsung saya setiap minggu, dan ketika kita menyimpan agenda berjalan dalam dokumen Google untuk membincangkan, saya mendapati bahawa kadang-kadang pertanyaan cepat atau FYI jatuh melalui retakan.
Apa yang mengubah ini untuk saya adalah membuat satu label untuk setiap orang dengan nama mereka, sebagai contoh, "Untuk Lindsay" dan "Untuk Yusuf." Sebagai e-mel datang melalui peti masuk saya, saya fikir akan relevan untuk mereka, atau saya mahu kemas kini pada, saya tambahkan tag dengan nama mereka. Kemudian, dalam mesyuarat mingguan saya, saya boleh melakukan carian pantas untuk melihat jika saya telah berbincang dengan mereka tentang segala-galanya sebelum kita membungkusnya. Setelah misi itu selesai, saya mengeluarkan tag tersebut.
Walaupun saya menggunakan ini untuk laporan langsung saya, anda boleh menggunakannya untuk sesiapa sahaja yang anda jumpai dengan kerap, dari pengurus anda sendiri kepada pasukan pemasaran kepada pengurus projek.
3. "Jawab Pantas"
Saya telah menulis tentang perkara ini sebelum ini, tetapi saya dapati ia amat membantu untuk mempunyai senarai e-mel yang boleh saya jawab dalam masa lima minit atau kurang. Ketika saya sedang menunggu kopi, mengambil kereta bawah tanah beberapa perhentian, atau awal untuk mesyuarat, saya kini berhenti pertama saya (ya, sebelum Twitter atau Instagram) untuk memastikan saya mengendalikan sebarang permintaan.
Bahagian terbaik label ini? Anda dapat merasa super berjaya, dengan cepat.
Dan itu sahaja, tiga label mudah yang anda boleh sediakan dengan mudah satu petang. Adakah anda mempunyai helah peti masuk lain yang membantu anda mengurus? Berkongsi mereka dengan saya di Twitter @acav!
