E-mel secara serentak merevolusikan kehidupan profesional kami dan menjadikan mereka sakit kepala penuh.
Di sisi revolusioner, keupayaan untuk menghantar mesej tepat pada masanya kepada orang-orang dan membuat mereka tepat di depan muka mereka sepanjang waktu-agak luar biasa. Kita boleh menjangkau orang lain tanpa mengganggu makan malam mereka, bangun mereka pada waktu malam, atau membuat mereka berhenti di tengah pertemuan, perbualan, atau peristiwa lain untuk mengakui kita. Namun, pada masa yang sama, kami menyedari bahawa mesej kami mungkin akan dilihat dalam masa beberapa minit atau jam selepas menghantar kami.
Namun, pada sisi sakit kepala, bagaimanapun, e-mel menghancurkan kualiti kehidupan kita, keupayaan untuk mendapatkan kerja yang dilakukan dan-untuk apa-apa rasa kesejahteraan. Kajian pada tahun-tahun kebelakangan ini menunjukkan bahawa purata profesional membelanjakan sehingga satu pertiga daripada minggu pertama kerja mereka dalam kotak masuk. Bagi para profesional yang sibuk yang tidak mampu menyerah sepertiga dari waktu siang mereka, ini juga sering diterjemahkan ke dalam banyak masa larut malam yang dihabiskan melalui mesej, hanya untuk bangun dan mencari puluhan orang baru di sana menunggu.
Dan selepas berbulan-bulan atau tahun kitaran ini, anda boleh membayangkan bagaimana orang yang menerima akhir e-mel penting anda mungkin merasakan sebilangan kecil sahaja sebelum membukanya.
Jadi, bagaimana anda boleh menggunakan alat ini untuk kelebihan anda-sama ada melalui pencarian pekerjaan yang aktif atau dalam kehidupan profesional sehari-hari anda-tanpa mencipta runtuhan di dalam kotak masuk pihak lain atau membuatnya merasa dikebumikan hidup-hidup?
Langkah 1: Tanya Diri Anda, "Adakah Mesej Ini Cukup Penting untuk Merit E-mel?"
Baiklah. Peratusan yang berpatutan dari nota yang anda hantar (terutamanya yang ditakuti "Saya fikir saya akan pergi ke depan dan CC semua orang" pencinta) mungkin tidak perlu dihantar. Anda boleh muncul di atas meja rakan sekerja anda, menghantar teks cepat, atau mengira apa sahaja yang diluar kebahagiaan anda.
Jadi sebelum menyembur lada tanah dengan komunikasi, tanya diri anda "Adakah ini perlu dihantar?" Dan selepas itu (dengan jawapan pertama anda adalah "ya"), tanyalah diri anda, "Adakah ini medium terbaik untuk mesej yang saya perlukan untuk menyampaikan? "
Jika ya, teruskan.
Langkah 2: Menggunakan Talian Subjek yang Baik
Sekiranya anda ingin mesej anda mendapat sambutan yang baik, bacalah dengan cepat, dan, jika mendapat manfaat, balaslah, lakukan ini: Strategikkan dari baris subjek.
Daripada lambakan dalam beberapa subjek subjek yang bersifat misterius, berlebihan atau penuh dengan penuh (contohnya, "Mengikuti" atau "Pertanyaan" atau "Perlu Bantuan"), ambil orang itu di halo. Pertimbangkan sesuatu seperti, "Dirujuk oleh Peranan Pengurus Pemasaran Bill Smith" atau "Meminta Isyarat-Perlu Tandatangan pada Khamis Khamis" Heck, jika mesej anda cukup pendek, buatlah keseluruhan e-mel baris subjek (" PM hari ini? ")
Titik di sini adalah ini: Andaikan e-mel anda akan duduk dalam rumpun dengan sekumpulan orang lain dalam peti masuk penerima. Barisan subjek yang menarik akan membantu memastikan ia dibaca (dan bertindak balas kepada) pada masa yang tepat.
Oh, dan nota sampingan, simpan pilihan "menandakan pilihan ini" untuk situasi yang benar-benar mendesak. Cara paling cepat untuk mengganggu seseorang ialah dengan "bendera merah" sesuatu yang penting untuk tiada sesiapa tetapi anda.
Langkah 3: Membuat Perkara Mudah pada Pihak Lain
Sebagai seorang yang menerima 100 + e-mel setiap hari, saya bekerja keras untuk menjadikan kehidupan orang-orang yang saya hantar e-mel mudah. Dan saya suka seperti gila apabila mereka melakukan perkara yang sama untuk saya. Bagaimana, khususnya, bolehkah anda melakukan ini?
Pertama, jika nota anda adalah lebih banyak maklumat daripada sesuatu yang anda jangkakan, jawablah bermula dengan sesuatu seperti, "Tidak ada jawapan yang diperlukan-saya hanya mahu memberitahu anda bahawa …"
Itu juga akan meringankan beban pada peti masuk anda kerana pihak lain tidak akan merasa terdorong untuk menghantar nota kembali sambil berkata, "Terima kasih atas ini" atau "Mesej diterima."
Seterusnya, simpan perkara ini sebentar mungkin. Pergi melalui dan bukti sebelum menghantar sentuhan. Adakah ia ringkas? Bolehkah anda menanam apa-apa yang tidak penting? Adakah anda meneruskan aliran pemikiran dan berakhir dengan esei 14 ayat? Jangan hantar sesuatu yang rumit jika anda boleh mendapatkan mesej yang sama dengan separuh salinan.
Juga, jika anda mempunyai satu atau dua "tidak boleh ketinggalan" mata yang anda cuba buat, pertimbangkan berani mereka supaya pengulas melihatnya dengan segera. (Hanya gunakan penjagaan-anda tidak mahu kelihatan seperti anda berteriak pada orang itu.)
Dan akhirnya, bekerja seperti gila untuk meletakkan semua yang anda perlukan untuk berkomunikasi dalam satu e-mel, bukan lima. Sekali-sekala, "Op! Saya terlupa lampiran! "Atau" Oh menembak, satu lagi perkara … "cegukan dipanggil menjadi manusia. Secara rutin menghantar tiga atau empat mesej pantas ke satu orang-kerana anda telah gagal mengumpul fikiran anda sebelum duduk di komputer anda-tidak akan dilihat sebagai menarik.
Sudah tentu, anda tidak boleh mengelakkan menghantar e-mel kepada seseorang secara keseluruhan kerana takut bahawa mereka akan marah bahawa anda berani untuk mengisi peti masuk mereka. Ini adalah salah satu alat komunikasi perniagaan terbaik yang kami ada, terutama bagi kita yang bekerja dengan orang di beberapa zon masa.
Tetapi menerapkan strategi dalam pendekatan anda-dan menjadi perhatian penerima-akan paling pasti membantu anda memaksimumkan kuasa mesej, dan kemungkinan anda mendapat sambutan yang menggembirakan.
