Mempunyai pekerjaan? Yang melibatkan komputer, sambungan internet, dan meja?
Kemudian anda mungkin akan menulis e-mel bernilai baru tahun ini-ketika berurusan dengan sekitar 100 e-mel sehari.
Saya fikir kita semua boleh bersetuju: Kelebihan e-mel mencapai padang demam. (Dan tidak demam yang baik, seperti disko atau bel anak lembu. Demam buruk. Seperti kepialu.)
Seperti kebanyakan orang, saya telah menghabiskan banyak masa memikirkan cara mengatur e-mel, mengutamakan e-mel, dan bertindak balas terhadap e-mel dengan lebih cepat. Tetapi sejak kebelakangan ini, saya telah mempertimbangkan satu soalan yang lebih menarik: Bagaimana saya boleh "melatih" orang (dengan lembut dan penuh kasih sayang, tentu saja) untuk menghantar saya e-mel yang lebih sedikit di tempat pertama?
Berikut adalah tiga teknik kegemaran saya.
Adakah mereka konsep revolusioner? Tidak betul. Adakah mereka waras, peringatan yang masuk akal? Saya fikir begitu. Dan jika anda bersetuju, saya berharap anda menghantar e-mel kepada saya dan beritahu saya semua tentangnya. (Hanya bercanda. Sepenuhnya.)
1. Jangan Jawab Setiap E-mel Hak Away (Atau Di Semua)
Ini mungkin terdengar tidak sah, tetapi apabila anda benar-benar menggaliya, banyak "e-mel segera" cenderung untuk menyelesaikan sendiri tanpa bantuan anda.
Kes pada titik: Sekali-kali sehari, saya akan mendapat e-mel yang terburu-buru daripada pelanggan, rakan sekerja atau pelanggan yang suka berkata seperti:
"Alex! Bantuan! Saya cuba untuk melakukan _________ tetapi saya tidak boleh ingat apa yang anda memberitahu saya untuk melakukan _________. Bolehkah anda mengingatkan saya, sekali lagi? "
Sekitar 90% masa, jika saya tunggu satu atau dua jam dan tidak berbuat apa-apa, orang yang sama menulis kembali dan berkata:
"Alex! Hooray! Saya fikir ia. Salah saya. Tidak mengapa!"
Dengan memilih untuk tidak bertindak balas dengan serta-merta, anda "melatih" orang untuk menjadi lebih berdikari-sambil mewujudkan harapan yang waras, realistik tentang seberapa cepat anda dapat membalasnya.
Sudah tentu, gunakan akal fikiran di sini. Sekiranya anda bekerja dalam kedudukan khidmat pelanggan-dan elemen penting dalam tugas anda adalah untuk bertindak segera kepada orang yang memerlukan bantuan anda-maka jelasnya, definisi anda "yang memerlukan bantuan saya" akan berbeza daripada orang lain.
Tetapi tidak kira apa jenis pekerjaan yang anda miliki, anda boleh cuba langkah seterusnya ini.
2. Buat Auto Responden Dengan Jawapan Terhadap Soalan Lazim
Buat senarai FAQS bahawa orang menghantar e-mel kepada anda, hari demi hari. Kemudian, tujukan jawapan anda ke auto-responder yang memberi orang tepat apa yang mereka perlukan.
Ia sangat berkesan, dan sekali lagi, ia menghantar mesej yang halus yang anda menghargai orang yang bersedia membantu diri mereka sendiri.
Berikut adalah contoh mudah:
Hei ada!
Ramai terima kasih kerana menulis.
Jika anda membaca kata-kata ini, ini bermakna saya mendalam dalam projek yang besar dan menarik-dan saya tidak akan menyemak e-mel saya selama beberapa jam.
Tetapi terima kasih kepada keajaiban e-mel, saya masih dapat membantu anda, sekarang!
Jika anda menghantar e-mel untuk menyediakan mesyuarat:
Sila gunakan alat penjadualan dalam talian saya, di sini. Ini cara terbaik untuk mengunci masa.
Jika anda menghantar e-mel untuk mendapatkan kemas kini status pada Projek XYZ:
Sila semak garis masa terkini, di sini.
Jika anda mempunyai soalan yang sangat sensitif masa:
Sila berdering sel saya di ### - ### - ####. Atau berjalan ke meja saya di tingkat tiga. Saya akan berada di sekitar.
3. Menanggapi Deklarasi, Tidak Lebih Banyak Soalan
Jika anda menyimpulkan e-mel anda dengan soalan terbuka seperti ini:
"Masa apa yang awak fikir kita harus makan siang?"
"Adakah anda masih ingat bagaimana untuk mengemas kini laman web, atau adakah anda memerlukan bantuan?"
"Bagaimana pendapat awak kita harus meneruskan dari sini?"
Soalan anda hanya akan menghasilkan lebih banyak e-mel, dengan lebih banyak soalan, yang memerlukan pemikiran dan perhatian anda yang berterusan.
Oleh itu, bukannya soalan terbuka, cuba tamatkan e-mel anda dengan perisytiharan yang jelas, seperti:
"Mari kita makan tengahari di 12:30 petang. Lihat awak di Café Luna. "
"Apabila anda sudah bersedia untuk mengemas kini laman web, inilah tutorial WordPress dan pautan kepada garis panduan penjenamaan syarikat kami. Saya di sini jika anda memerlukan lebih banyak bantuan. "
"Mari kita sambung semula dalam satu minggu. Saya akan menghubungi anda pada 10 pagi Isnin depan. "
Jika apa yang anda cadangkan tidak berfungsi untuk penerima anda, dengan baik, mereka akan memberitahu anda! Tetapi kebanyakan masa, mereka akan berterima kasih atas ketepatan anda. Anda menghilangkan kerja keras mental untuk mereka-belum lagi rentetan panjang yang tidak perlu.
Untuk Jumlah Semua?
Jika anda mahu melatih orang untuk menghantar email yang kurang (dan lebih baik): Model tingkah laku yang anda mahu lihat di dunia.
Jika anda membuat kebiasaan menghantar e-mel rakan dan rakan sekerja yang meminta nasihat mengenai perkara yang mungkin anda hanya Google, maka orang lain mungkin akan melakukan hal yang sama kepada anda.
Jika anda menulis e-mel yang panjang, bertele-tele, jigsaw-puzzle-esque, maka anda akan mendapat maklum balas yang sama-sama tersendiri.
Tetapi, jika anda bijak dan ringkas, maka anda akan meningkatkan bar untuk semua orang di kalangan anda-mengajar orang lain dengan tepat bagaimana anda mahu dirawat.
Oleh itu, jadilah guru yang jelas dan konsisten. Peti masuk anda (dan jiwa) akan terima kasih.
