Kemungkinan peti masuk anda banyak seperti keranjang terbengkalai yang duduk di belakang almari anda. Anda tahu ia mati untuk dibersihkan (dan perumahan banyak kejutan tersembunyi), tetapi pemikiran untuk menangani tugas semacam itu amat menggembirakan. Dan siapa yang mempunyai enam jam masa lapang untuk ganti sesuatu seperti itu?
Tetapi menguruskan e-mel anda tidak perlu diambil sepanjang hari-sebenarnya, anda boleh melakukannya dalam masa satu jam jika anda mengetepikan masa untuk itu.
Minit 1 hingga 10: Kosongkan Sampah
Tetapkan masa selama 10 minit dan hanya mulailah memisahkan massa (atau mengarkibkan) sebarang mesej yang anda tahu yang anda tidak perlukan, seperti pemberitahuan dari akaun media sosial, peringatan untuk peristiwa lalu, pengesahan untuk penghantaran yang telah anda terima, surat berita yang telah anda baca (atau tidak akan pernah membaca), dan e-mel yang tidak lagi relevan.
Anda boleh membuat ini mudah dengan mencari peti masuk anda untuk penghantar biasa atau baris subjek (misalnya: pemberitahuan LinkedIn) dan memadam sekumpulan barangan sekaligus.
Minit 10 hingga 30: Buat Folder dan Label
Kini tiba masanya untuk mengatur mesej yang tersisa yang tidak memerlukan apa-apa tindakan tetapi yang anda perlukan atau mahu menyimpan.
Terdapat banyak sistem folder kerana terdapat pengguna e-mel, tetapi yang mudah dicuba adalah membuat folder untuk topik atau jenis e-mel yang mempunyai beberapa mesej yang berkaitan dengannya. Jadi, itu boleh bermakna folder seperti: Resit, Projek, Perjalanan, dan sebagainya. Anda sentiasa boleh menambah dan menyesuaikan folder semasa anda mempelajari apa yang paling sesuai untuk anda.
Untuk mempercepat proses ini, anda juga boleh membuat folder "Untuk Fail Kemudian" untuk apa-apa yang anda tidak pasti dan folder "Nyahlanggan" untuk apa-apa yang anda tidak mahu lagi. Petua: Mereka adalah folder yang hebat untuk menyusun apabila anda mempunyai lima minit di antara mesyuarat.
Oh! Dan jika anda mahu mendapatkan lebih teratur, cuba beberapa label (dipanggil "kategori" oleh Outlook) untuk menambah maklumat lanjut pada mesej anda. Anda boleh mempunyai berbilang label pada satu e-mel atau juga beberapa lapisan label. Jadi, e-mel itu dalam folder "Perjalanan" anda boleh mempunyai label utama "New York 2018" dan sub-label "Penerbangan" dan "Isnin."
Menit 30 hingga 50: Gunakan Peraturan Dua Menengah atau Buat Senarai Tindakan Untuk E-mel Yang Memerlukan Tindakan
E-mel yang anda tinggalkan sekarang hanya perlu orang yang memerlukan tindakan. Sekiranya tindakan itu dapat disiapkan kurang dari dua minit, lakukan sekarang. Jika anda memerlukan lebih banyak masa untuk menjaga mesej, tambahkannya ke senarai tugasan anda dengan pemberitahuan untuk mengingatkan anda untuk benar-benar melakukannya. Kemudian, arsipkan e-mel untuk memastikan peti masuk anda jelas (anda masih boleh mencarinya kemudian).
Jika anda bukan hanya pembuat senarai, anda boleh menggunakan ciri tunda baru Gmail untuk memperlihatkan e-mel dalam peti masuk anda apabila anda sudah bersedia untuk mengendalikannya. Atau, jika anda pengguna Outlook, ciri susulan membolehkan anda melakukan perkara yang sama.
Minit 50 hingga 60: Kemas kini Tetapan Anda untuk Penyelenggaraan Mudah
Tahniah pada peti masuk yang paling teratur di dunia! OK, bukan peti masuk yang paling teratur di dunia-tetapi peti masuk terbaik anda lagi.
Tetapi jangan biarkan parti berlanjutan terlalu lama atau anda akan mendapati ia mengisi lagi. Anda boleh mengelak ini dengan menetapkan penapis yang secara automatik akan menyusun mesej masuk anda supaya anda tidak perlu.
Penapis kegemaran saya adalah untuk surat berita dan e-mel tawaran saya sebenarnya mahu dibaca tetapi tidak selalu mempunyai masa untuk betul ketika mereka masuk. Sebaliknya, saya menyediakan penapis di Gmail yang menghantar mereka semua ke folder "Baca Kemudian". (Outlook mempunyai versi penapisnya sendiri yang disebut "peraturan" yang boleh melakukan beberapa pengangkat berat untuk anda.)
Anda mungkin juga mempertimbangkan untuk membuat balasan automatik untuk Gmail atau Outlook anda apabila anda tidak dapat membalas e-mel seketika yang biasanya anda (seperti jika anda berada di persidangan, bekerja jam luar biasa, atau bercuti) .
Dan, untuk benar-benar terbang melalui mesej anda, anda boleh mendayakan dan mempelajari beberapa pintasan papan kekunci untuk Gmail atau Outlook.
Selepas pembersihan ini, anda akan menyingkirkan perasaan yang membingungkan bahawa anda terlepas mesej atau perasaan tenggelam bahawa anda perlu menghadapi peti masuk penuh setiap pagi. Bahkan, anda mungkin bersedia untuk bergerak ke organisasi e-mel yang lebih maju seperti memanfaatkan Gmail baru, menggunakan sambungan Chrome, atau mencuba alat Inbox AI ini.
Atau, pada flipside, jika anda mendapati bahawa anda masih mempunyai banyak kerja untuk memulakan permulaan 20 minit setiap minggu untuk menangani langkah-langkah ini satu demi satu. Lakukan itu selama beberapa minggu dan anda akan mendapati diri anda dengan peti masuk yang sebenarnya menjadikan kehidupan anda lebih mudah.
