Bukankah itu menjengkelkan apabila anda meluangkan masa untuk menghantar e-mel ke pemikiran yang baik kepada rakan sekerja yang membentangkan pelbagai masalah projek dan penyelesaian yang mungkin dan mendapatkan "Bunyi yang baik" atau "Bekerja untuk saya" sebagai tindak balas.
Anda mungkin bereaksi dengan menjerit. Atau mahu menjerit, tetapi menatap komputer anda dengan kecewa. Tetapi dengan mengetahui bahawa, berapa kerap anda melepaskan tindak balas pantas dalam usaha untuk melewati semua mesej yang belum dibaca?
Percayalah saya apabila saya mengatakan bahawa saya faham kebodohan yang masuk dalam peti masuk anda. Hanya apabila anda berfikir anda turun ke sifar mesej baru, tiga lagi muncul seolah-olah oleh sihir. Inilah sebabnya mengapa anda cepat bertindak balas-kesilapan, mesej campuran, soalan yang tidak dijawab akan dihukum.
Tetapi jika anda menjadi sangat marah apabila seseorang melakukan perkara itu kepada anda - mengapa anda melakukannya orang lain?
Apabila anda mengambil jalan pintas dan hanya melayari mesej sebelum melepaskan jawapan yang terburu-buru, anda akan menghadapi risiko serius menjejaskan rakan sekerja anda (atau lebih teruk, pelanggan). Daripada menghantar balasan yang mengancam untuk membuat anda kelihatan malas atau panik-tidak juga ciri-ciri yang memenangi-berusaha untuk menunjukkan anda memberi perhatian.
Ini semudah semudah:
- mengambil masa untuk membaca setiap mesej secara keseluruhannya
- semak semula bahawa anda menjawab apa-apa soalan
- proofreading sebelum anda tekan hantar
Dan jika anda melampaui itu dan melakukan sesuatu seperti meletakkan langkah seterusnya atau sukarelawan untuk mengikuti, anda boleh membuat hari rakan sekerja anda.
Itulah rahsia sebenar untuk menulis e-mel yang lebih baik. Dengan meluangkan masa untuk membaca sepenuhnya apa yang ada dalam peti masuk anda sebelum menangkap tindak balas, anda bukan sahaja akan meningkatkan reputasi anda, tetapi anda juga akan menyelamatkan muka dengan rakan sekerja, pelanggan, dan bos anda.
