Berapa kerap anda mendapati diri anda tidak dapat melalui senarai tugasan anda?
Dan tidak, termasuk "Tulis senarai tugas" hanya untuk memberi diri anda sesuatu untuk menyeberang dengan serta-merta tidak dianggap sebagai kemenangan.
Sudah tentu, ia tidak selalu salah anda-setiap gerudi api yang timbul hanya membuat senarai anda lebih lama dan lebih lama.
"Kami terlalu sibuk menjalani kehidupan kita, cuba memelihara bola di udara dan kepala kita di atas air, Adakah cara yang lebih baik untuk melakukan ini?" Kata Maura Thomas, pengasas RegainYourTime.com dan penulis Pribadi Rahsia Produktiviti .
Ternyata, jika ada tip dari Dwight D. Eisenhower.
Dipopulerkan oleh Stephen Covey, tetapi berdasarkan prinsip produktiviti bekas presiden, Eisenhower Matrix membantu anda mengkategorikan dos anda dengan tahap kepentingan dan keperluannya supaya anda dapat menentukan di mana untuk memfokuskan tenaga anda.
Dengan menyusun tugas anda ke dalam salah satu daripada empat kategori yang jelas, Eisenhower Matrix memaksa anda untuk menilai apa yang benar-benar sesuai dengan masa anda-dan apa yang dapat diwakilkan atau malah ditipu sama sekali.
Di bawah ini, kami menawarkan contoh jenis aktiviti yang termasuk dalam setiap kategori. Lihat bagaimana anda akan melonggarkan senarai tugas anda; kemudian ikuti nasihat Thomas tentang cara menangani setiap jenis supaya anda dapat mencapai lebih banyak masa.
Kategori # 1: Penting dan Mendesak
Pembantu anda memberitahunya-dan hari terakhirnya esok. Permintaan pelanggan yang tergesa-gesa membuang sepana dalam projek yang berjalan lancar. Tugas-tugas ini dianggap sebagai krisis atau mempunyai tarikh akhir kritikal yang perlu anda jumpai.
Cara Mengatasi Mereka
Oleh kerana anda tidak dapat meramalkan apabila krisis akan muncul, anggap ia akan berlaku dan meninggalkan ruang untuk mereka dalam jadual anda.
"Kebanyakan orang menyekat diri, tetapi jika ada masalah, semua rancangan anda seperti domino, " kata Thomas. Penyelesaian? Jangan mengisi lebih dari 60% masa produktif anda.
Contohnya, jika anda bekerja dari 8 pagi hingga 6 petang, biarkan kira-kira empat jam pada kalendar anda kosong untuk membolehkan kecemasan. Sekiranya tidak ada kecemasan pada hari itu, anda beruntung dan boleh maju ke hadapan pada hari-hari berikutnya.
Kategori # 2: Penting Tetapi Tidak Segera
Menjadualkan makan tengahari rangkaian dengan pengurus pengambilan pekerja. Mendapatkan kaki untuk merancang percutian keluarga anda. Menyebarkan objektif jangka panjang untuk pasukan anda. Tugas ini mempengaruhi matlamat besar anda, tetapi tidak semestinya mempunyai tarikh akhir pembakaran.
Cara Mengatasi Mereka
Kebanyakan barang-barang ini akan menjadi projek besar dan bukannya setiap hari, jadi memecahkan setiap tarikh menjadi tarikh akhir gigitan untuk membantu anda memulakan, kata Thomas.
Untuk apa-apa perkara yang anda tidak dapat memecahkan, tentukan satu set masa yang anda boleh bekerja pada mereka yang berasa singkat kepada anda, jadi tugas itu sendiri terasa kurang menggembirakan.
Thomas juga mencadangkan termasuk hanya tiga tugas penting tetapi tidak penting dalam senarai tugas harian anda supaya anda meninggalkan masa untuk e-mel, mesyuarat dan krisis-dan apabila mungkin, bekerjalah pada masa-masa yang anda rasa paling bertenaga.
Kategori # 3: Tidak Penting Tetapi Urus
E-mel, panggilan telefon, soalan dari rakan sekerja-ini adalah perkara yang perlu anda selesaikan segera, walaupun mereka tidak membantu anda dengan matlamat yang lebih besar.
Cara Mengatasi Mereka
"Cara paling mudah untuk mengawal gangguan anda ialah mengawal teknologi anda, " kata Thomas.
Mula-mula, periksa e-mel anda dalam kelompok hanya beberapa kali sehari-katakan, setiap tiga jam, atau selepas anda menyelesaikan tugas yang lebih penting. Untuk memastikan anda tetap dengannya, berhenti sepenuhnya e-mel anda supaya anda tidak tergoda untuk memeriksa amaran.
Begitu juga untuk telefon anda: Senyapkannya sepenuhnya-kemudian letakkannya dalam laci atau menghadap ke bawah di atas meja anda supaya anda tidak melihat makluman.
Dan jika anda menerima terlalu banyak panggilan atau pertanyaan dari rakan sekerja di luar tempoh masa yang telah anda tetapkan untuknya, hanya tutup pintu pejabat anda, letakkan pada fon kepala, atau letakkan tanda "tidak mengganggu" pada anda kerusi atau dinding bilik kecil.
Kategori # 4: Tidak Penting dan Bukan Urus
Sama ada laporan perbelanjaan pembalakan, mewujudkan kontrak atau kertas kerja, "ini adalah tugas yang tidak akan memberi impak besar kepada kerja kita apabila kita melakukannya, namun mereka tidak pergi, " kata Thomas.
Cara Mengatasi Mereka
Outsource banyak tugas-tugas ini yang mungkin dengan mendelegasikan mereka kepada pekerja junior atau, untuk kerja-kerja peribadi, pembantu maya, Thomas mencadangkan.
Walaupun anda perlu membayar untuk bantuan luar, jam yang anda dapatkan untuk mencapai matlamat yang lebih penting-akhirnya membuat kemajuan pada langkah kerjaya yang seterusnya-dapat membantu anda keluar dari segi kewangan dalam jangka panjang.
Related: 6 People, 6 Balancing Acts: The Work-Life Hack yang Brilliant That Saves My Sanity
