Kebanyakan kita telah berada di sana: Anda mempunyai lapan juta perkara untuk diselesaikan, namun tidak ada yang sepertinya tidak dapat dilakukan. Anda membuat senarai tugasan selepas senarai tugasan, dan anda merasakan anda menambah lebih banyak item ke senarai daripada yang anda semak. Adakah ini bermakna anda hanya teruk pada pengurusan masa, atau adakah sesuatu yang lain?
Berikut adalah fakta yang mengerikan (tapi pelik menghiburkan): 89% orang ramai tidak selalu menyelesaikan senarai tugas harian mereka. Oleh itu, jangan risau, anda tidak bersendirian!
Satu lagi sebab untuk tidak bimbang: Terdapat strategi mudah yang anda boleh gunakan untuk membuat lebih banyak dan membuat senarai tugasan anda lebih mudah diurus. Berikut adalah tipan senarai terbaik untuk kami-kerana sudah tiba masanya untuk menjadi salah satu dari 11% yang benar-benar menyelesaikan apa yang mereka lakukan.
1. Ambil Peraturan 1-3-5 Secara Serius
Sepanjang hari, mudah dijumpai dalam semua perkara kecil yang muncul. Pasti, anda benar-benar mahu menyelesaikan laporan jawatankuasa raksasa yang telah menimbang anda selama berminggu-minggu, tetapi anda hanya perlu mengisi senarai tugasan anda dengan 17 lagi perkara yang memerlukan perhatian segera anda.
Atau adakah mereka?
Inilah di mana peraturan 1-3-5 berguna: Dengan memetakan satu perkara yang besar, tiga perkara sederhana, dan lima perkara yang lebih kecil yang anda mahu lakukan pada hari itu (dan, ya, itu secara amnya banyaknya tugas yang anda boleh dengan munasabah selesai dalam sehari), anda akan mengetahui dengan segera di mana keutamaan anda terletak (dan apa yang boleh menunggu). Dan jika keutamaan adalah sebenarnya isu terbesar anda ketika datang ke produktiviti, ini akan membantu anda membaikinya.
Sekiranya anda bekerja dalam pekerjaan di mana perkara-perkara yang benar-benar datang dan perlu ditangani dengan ASAP, biarkan satu daripada medium anda dan satu atau dua slot kecil anda dibuka setiap hari untuk mengisi dengan keperluan segera yang paling penting.
Untuk menjadikannya lebih mudah, kami telah membuat spreadsheet yang sangat mudah (dan cantik) untuk anda memetakan item 1-3-5 anda, yang boleh anda muat turun di sini.
2. Gunakan Kaedah Eisenhower
Alex Honeysett melakukan pecahan hebat Kaedah Eisenhower, tetapi intipati adalah bahawa anda perlu memulakan pemahaman tentang dua perkara mengenai setiap dos anda: Seberapa pentingnya, dan betapa pentingnyanya? Pelajaran besar di sini ialah apa yang penting tidak selalu mendesak, dan sebaliknya.
Idea keutamaan tugas boleh menakutkan (terutamanya jika anda tidak tahu di mana keutamaan anda harus berbohong), jadi sistem ini mewujudkan grid yang sangat mudah untuk mendasarkan senarai tugasan anda. Cari perkara yang penting dan penting, dan buat yang pertama. Jangan menghabiskan masa anda mengecewakan perkara-perkara yang hanya muncul mendesak, dan blokkan masa tertentu dalam jadual anda untuk orang-orang yang penting tetapi tidak perlu dilakukan pada saat itu. Dan apa sahaja yang anda tentukan tidak penting atau penting? Lakukan semua yang anda boleh untuk mendapatkan itu dari senarai tugas anda yang lengkap.
3. Berikan App Only List Satu Untuk Disiarkan
Rakan saya yang baik pernah mengadu kepada saya tentang bagaimana dia tidak dapat mendekati senarai tugasnya, dan apabila dia membuka komputernya saya melihat mengapa: Dia mempunyai sembilan produk atau senarai tugas yang berbeza aplikasi berjalan pada masa yang sama di desktopnya!
Ramai orang membuat kesilapan berfikir bahawa istilah "semakin meriah" berlaku untuk aplikasi (terutama yang produktiviti), tetapi bagi majoriti orang, ia tidak. Anda akan menghabiskan separuh daripada kerumitan hari anda dengan segala-galanya, dan tidak mungkin anda dapat mempelajari selok-belok setiap aplikasi tunggal.
Sebaliknya, luangkan sedikit masa untuk melihat pilihan aplikasi produktiviti anda (di sini adalah senarai yang baik untuk memulakan anda) dan pilih hanya satu untuk komit. Muat turun, baca pada ciri-ciri, dan komit bulan penuh untuk menggunakan aplikasi itu semata-mata untuk keperluan senarai tugasan anda. Anda akan terkejut betapa lebih banyak lagi yang akan anda dapat lakukan apabila anda tidak tergelincir dengan begitu banyak perkara yang berbeza sepanjang masa.
4. Menjadi Khusus Mengenai Apa Senarai Setiap Perkara Yang Dilakukan
Anda tidak sepatutnya memberi jumlah berat yang sama untuk melengkapkan laporan yang akan membawa anda lima jam untuk menulis dan menghantar e-mel yang hanya memerlukan dua minit masa anda. Sebaliknya, putuskan langkah-langkah yang perlu dilakukan setiap item senarai tugasan sehingga mereka semua mengambil masa dan usaha yang sama (seorang ahli menunjukkan bahawa setiap tugas perlu mengambil masa tidak lebih daripada 10 minit), dan memikirkan mereka yang mereka lakukan sendiri senarai item.
Dengan benar-benar memvisualisasikan berapa banyak kerja yang akan diambil, lebih mudah untuk merancang keseluruhan senarai tugasan anda dan jadual harian anda dengan sewajarnya. Semasa hanya mengatakan "menulis laporan jawatankuasa" boleh membuatnya kelihatan mudah, merancang enam langkah yang dilakukan dengan melakukan itu akan membolehkan anda menghalang jumlah masa yang tepat dan memindahkan item senarai tugasan lain ke tarikh kemudian jika perlu .
5. Buat Senarai "Selesai"
Saya mempunyai seorang kawan yang berpegang kepada senarai tugas kertas dan penulisan klasik, dan salah satu sebab yang dia suka begitu banyak adalah kerana dia suka rupa item yang dilepaskan di atas selembar kertas selepas hari yang panjang. Ada rasa pencapaian di sana yang tidak wujud dengan banyak aplikasi senarai tugas.
Mencipta senarai "Selesai" (lebih banyak di sini) bukan sahaja memberikan anda pencapaian yang sama apabila anda dapat melihat semula semua yang anda lakukan pada hari itu, tetapi jika anda melihat senarai dan menyedari bahawa anda benar-benar tidak mencapai apa-apa, ia juga merupakan panggilan bangun yang besar yang anda perlukan untuk memfokuskan semula dan memikirkan semula apa yang anda sedang lakukan hari anda.
Perlu diingat apabila mencuba apa-apa helah produktiviti baru yang memerlukan masa untuk menyesuaikan diri, jadi jika perkara sepertinya tidak berfungsi selepas satu hari, jangan berputus asa. Berikan sebarang helah senarai tugas baru sekurang-kurangnya sebulan. Anda akan menjadi mesin produktiviti dalam masa yang singkat!
