LinkedIn melancarkan tinjauan pada tahun lepas mendedahkan bahawa senarai tugasan profesional kami sangat memerlukan perubahan. Ternyata, kita tidak begitu baik untuk "melakukan" perkara yang kita katakan kepada diri sendiri yang perlu kita lakukan. Malah, hampir 90% profesional mengakui mereka tidak dapat menyelesaikan semua tugasan pada senarai tugasan mereka menjelang akhir hari kerja purata.
Oleh itu, jika anda sedang sakit dalam menangani masalah yang sama, setiap hari, sudah tiba masanya untuk mengubahnya. Berikut adalah lima cara untuk meningkatkan produktiviti anda dan membantu diri anda sebenarnya membuatnya melalui senarai anda.
1. Simpan senarai tugasan tunggal untuk bekerja
Jujurlah: Jika anda ingin mendapatkan gambaran lengkap tentang segala yang anda perlu lakukan untuk kerja sekarang, kemungkinannya anda tidak dapat menemukannya dalam satu senarai. Sebaliknya, anda mempunyai beberapa catatan di sini, draf yang disimpan dalam e-mel anda di sana, lekit atau fail teks pada komputer anda, dan mungkin aplikasi atau dua di telefon anda.
Dan sementara itu amalan yang baik untuk memisahkan kerja dan bermain, mempunyai satu tempat untuk tugas yang berkaitan dengan pekerjaan anda adalah suatu keharusan. Oleh itu, pilih kaedah pilihan anda, dan mula menyatukan. Ia boleh berada di mana-mana sahaja: senarai tulisan tangan di dalam perancang percaya anda, dokumen yang disimpan di desktop anda, atau aplikasi pada telefon anda .
Pastikan, bagaimanapun, bahawa anda boleh menambah ke senarai anda dari mana-mana yang bermaksud bahawa jika anda menggunakan aplikasi desktop, anda perlu menyediakan sistem untuk menangkap dos yang dikeluarkan dari komputer anda, seperti tugasan yang anda dapat semasa dalam mesyuarat. Saya sendiri suka menuliskan ini pada nota yang melekit, dan kemudian memadam atau melemparkannya sebaik sahaja saya telah memindahkannya ke senarai induk.
2. Ikuti Peraturan 1-3-5
Sekarang bahawa anda mempunyai senarai komprehensif semua yang anda perlu lakukan untuk kerja yang pernah ada, anda harus menentukan senarai tugas harian. Pada hari tertentu, anggap anda hanya dapat mencapai satu perkara yang besar, tiga perkara sederhana, dan lima perkara kecil. (Nota: jika anda menghabiskan sebahagian besar hari anda dalam mesyuarat, anda mungkin perlu menyemak semula ini sedikit.) Sebelum meninggalkan kerja, ambil beberapa minit untuk menentukan 1-3-5 untuk hari berikutnya, jadi anda sudah siap untuk memukul tanah berjalan pada waktu pagi. Sekiranya kedudukan anda adalah satu tempat di mana setiap hari membawa banyak tugas yang tidak dijangka, cuba kosongkan satu tugas sederhana dan dua kecil, sebagai persediaan untuk permintaan akhir-akhir dari bos anda.
Ya, saya tahu ia boleh menjadi sukar untuk menyempitkan senarai anda hingga ke 1-3-5 tetapi penting untuk diprioritaskan. Suka atau tidak, anda hanya mempunyai banyak jam dalam sehari dan anda hanya akan mendapat sejumlah perkara yang telah selesai. Memaksa diri anda untuk memilih senarai 1-3-5 bermakna perkara yang anda lakukan akan menjadi perkara yang anda pilih untuk melakukannya-bukannya apa yang berlaku.
Merancang ke hadapan seperti ini juga bermakna anda akan dapat melakukan perbualan yang lebih bermaklumat dengan pengurus anda apabila dia meletakkan sesuatu yang baru pada anda yang perlu dilakukan segera-serta alat untuk mengutamakan kerja lain anda. Sebagai contoh, apabila pembentangan mengejutkan jatuh di atas pangkuan anda, cuba: "Tentu, saya boleh mendapatkannya dengan anda pada pukul 3 petang, tetapi laporan Q1 tidak akan siap sehingga esok kemudian, kerana saya akan dijadualkan untuk bekerja pada hari ini . "
Semak 1-3-5 Senarai Gaji kami!
3. Lengkapkan Satu Tugas Penting Sebelum Makan Tengah Hari (Anda Yang Paling Sedikit Kegemaran, jika Kemungkinan)
Saya akan mengakui bahawa ini adalah sukar bagi saya, tetapi ia berfungsi. Ambil salah satu tugas besar atau sederhana anda dan selesaikan perkara pertama pada waktu pagi, sebelum e-mel walaupun anda boleh. Tiada perasaan yang lebih baik daripada melepaskan tugas yang sukar sebelum makan tengah hari. Pengarang Brian Tracy menyeru ini "memakan katak kamu, " disesuaikan dengan petikan Mark Twain yang terkenal: "Makan katak hidup yang pertama pada waktu pagi dan tidak ada yang lebih buruk akan berlaku kepada anda sepanjang hari."
Pengasas bersama saya, Kathryn, sering mendefinisikan "katak" pada waktu petang untuk bersiap untuk hari berikutnya; dengan itu, dia bersedia untuk menangani mereka pada waktu pagi, dan ia menghalangnya daripada menolak tugas yang kurang menyenangkan selama beberapa hari.
4. Gunakan Kalendar Anda sebagai senarai tugasan
Sekiranya anda mendapati bahawa anda sentiasa memandang tinggi seberapa banyak yang anda boleh lakukan dalam sehari, pendekatan yang berkesan adalah meletakkan tanggapan anda pada kalendar anda, seperti mesyuarat. Daripada menggariskan tugasan harian anda ke senarai, menjadualkannya, meninggalkan setiap masa. Menghantar maklumat pengesahan W2 kepada HR mungkin mengambil masa 15 minit, sementara menyediakan strategi Q1 untuk pasukan anda mungkin memerlukan beberapa jam. Yang penting adalah realistik.
Apabila anda mencuba pendekatan ini, pastikan juga anda menyekat masa dalam kalendar anda untuk menangkap e-mel, brainstorming, atau tugas-tugas berorientasikan yang penting tetapi tidak dapat disampaikan. Sebagai contoh, cubalah menyekat satu jam pada waktu pagi dan satu jam pada sebelah petang untuk bekerja melalui peti masuk anda-dan kemudian jangan meluangkan masa di antara cuba mengendalikan e-mel sebaik sahaja mereka masuk, apabila anda benar-benar merancang untuk bekerja pada sesuatu yang lain.
5. Mengurangkan Mesyuarat untuk Meningkatkan Masa Produktif
Akhirnya, jika anda mendapati anda benar-benar tidak dapat melakukan apa yang anda fikir anda sepatutnya dapat dalam sehari, walaupun semua nasihat di atas-pertimbangkan sama ada anda mungkin mengalami pertemuan.
Seperti yang dikatakan oleh ahli ekonomi John Kenneth Galbraith, "pertemuan sangat penting apabila anda tidak mahu melakukan apa-apa." Sebenarnya, pelbagai tinjauan yang dilakukan pada subjek itu mencapai kesimpulan yang sama bahawa di antara satu perempat dan setengah masa yang dihabiskan dalam mesyuarat adalah sisa, belum lagi, anda tidak boleh benar-benar melakukan tindakan lain semasa anda sedang duduk turun bercakap dengan orang lain.
Penyelesaiannya: Hadkan mesyuarat anda. Sebelum menjadualkan mesyuarat, fikirkan jika ini boleh diselesaikan dengan e-mel atau panggilan telefon dahulu, atau dengan masuk ke pejabat seseorang selama beberapa minit. Jika mesyuarat diperlukan, senaraikan item agenda utama untuk menentukan peserta yang diperlukan dan jumlah waktu yang paling singkat yang boleh anda jadwal. Dan ya, betul-betul OK untuk menjadualkan mesyuarat selama 20 minit, tidak perlu pusingan hingga 30! Sekiranya anda mesti mengadakan mesyuarat, cubalah untuk mengumpulkan mereka bersama-sama untuk meninggalkan tempoh yang tidak terganggu yang besar sepanjang hari anda untuk kerja sebenar untuk dilakukan.
Ya, menyusun semula dan merancang ke depan adalah pelaburan di depan-tetapi hanya memikirkan betapa senangnya anda apabila anda benar-benar mendapat senarai tugas penuh hari. Oleh itu, dapatkan diri anda teratur, dapatkan semua tugasan anda di satu tempat, meminimumkan gangguan anda, dan mula menakluk senarai (satu hari)!
