Beberapa minggu yang lalu, saya menulis tentang peraturan e-mel yang tidak bertulis, dan saya terpesona pada berapa ramai orang yang menolongnya. Ternyata, terdapat banyak peraturan di luar sana yang kita semua boleh mendapat manfaat daripada mendapatkan di atas kertas!
Dengan itu, saya akan melakukan beberapa lagi senarai itu, bermula dengan titik kesakitan pejabat kedua terbesar: mesyuarat. Baca terus untuk peraturan yang mesti tahu tentang bagaimana untuk menjalankan mesyuarat yang berjaya, dan rakan sekerja di mana-mana akan berterima kasih.
Pastikan anda benar-benar memerlukan mesyuarat sebelum menjadualkannya. Bolehkah ini diselesaikan oleh 10 minit di telefon atau melalui e-mel?
Setiap mesyuarat harus mempunyai tujuan: Anda perlu membuat keputusan atau menyelesaikan tindakan bersama. Memberi kemas kini hampir boleh berlaku melalui e-mel.
Jangan menjadualkan lebih banyak masa daripada yang anda perlukan. Kebanyakan mesyuarat dijadualkan berjam-jam penuh, apabila mereka perlu 20 minit, 30 minit atau 45 minit.
Mulakan pada masa. Jangan tunggu orang yang tidak dikenali - ia hanya menggalakkan mereka.
Akhir masa. Mengatakan, "Saya tahu kita semua banyak yang perlu dilakukan, jadi mari kita cuba dan teruskan ini dalam masa 30 minit, " akan mengingatkan orang ramai bahawa anda memerlukan mesyuarat yang cekap seperti yang mereka lakukan.
Hanya jemput orang yang benar-benar perlu berada di sana. Semakin ramai orang dalam mesyuarat, semakin kurang itu dapat dilakukan.
Setiap mesyuarat sepatutnya mempunyai seseorang dengan jelas terlebih dahulu untuk menjalankannya. Jika bukan anda, namakan orang lain (dan pastikan orang itu tahu dia bertanggungjawab).
Bakar dalam beberapa minit untuk chit-chat pada permulaan mesyuarat. Kami adalah orang, bukan robot, dan membina hubungan dengan rakan sekerja membantu perniagaan berjalan lebih lancar.
Sekiranya anda mahu orang membaca sesuatu yang lebih awal, menghantarnya sekurang-kurangnya tiga jam lebih awal daripada masa yang baik, dan hari sebelumnya lebih baik. Menghantarnya 20 minit sebelum itu tidak berguna.
Papankan ruang pertemuan anda lebih awal, atau beri diri anda 10 minit sebelum mesyuarat untuk memikirkannya. Mengembara dewan dengan semua orang di belakangnya sedang membuang masa semua orang.
Tetapkan agenda, dan bagikannya pada permulaan mesyuarat untuk memastikan semua orang berada di landasan.
Jika anda mahu orang memberi perhatian, jangan beri mereka beberapa pemberian pada awal mesyuarat. Mereka akan mula membalikkannya, dan mereka akan terganggu.
Jangan semak telefon atau e-mel anda semasa mesyuarat. Semua orang boleh tahu apa yang anda lakukan, dan mereka akan mula melakukan perkara yang sama.
Jejaki langkah seterusnya apabila mesyuarat berlangsung. Sebarang tindakan tindakan hendaklah dihantar sebagai peringatan selepas mesyuarat.
Item tindakan tanpa seseorang yang diberikan kepadanya tidak berharga. Dalam kebanyakan kes, tarikh akhir diperlukan juga.
Jika seseorang bercakap terlalu banyak, potong dia (baik). Begitu juga, jika seseorang bercakap terlalu sedikit, cubalah melibatkannya.
Sekiranya perbualan dimatikan topik, kedua-duanya boleh diterima dan perlu untuk anda mengecilkannya. Sederhana, "Mari kita menjadualkan masa untuk membincangkannya nanti jika ia membantu, kerana kita hanya mempunyai 10 minit lagi, " berfungsi dengan sempurna.
Sekiranya pertemuan itu lebih dari satu jam, jadilah masa untuk berehat, dan biarkan para peserta mengetahui lebih awal daripada mereka. Mengetahui mereka boleh menyemak e-mel mereka dalam masa 45 minit akan membantu memastikan mereka memberi tumpuan sekarang.
Watch bahasa tubuh. Anda boleh dengan mudah mengetahui jika orang bosan, terlepas, atau merasakan masa mereka sedang sia-sia, selagi anda mencarinya.
Sekiranya diperlukan, tetapkan nota pengirim, supaya anda boleh memberi tumpuan untuk menjalankan mesyuarat.
Selalulah menilai sama ada mesyuarat berulang dalam kalendar anda diperlukan sama sekali, dan jika ya, jika format, panjang, dan hadirin menyumbang kepada keberkesanannya. Jika tidak? Tukar 'em up!
