Sebagai seseorang yang menjalankan organisasi besar dengan berpuluh-puluh pekerja maya, saya telah melihat bahagian emel saya yang adil. Dan, seperti semua perkara lain dalam kehidupan, beberapa mesej lebih baik daripada yang lain.
Dalam dunia surat-menyurat e-mel, "ugh" mungkin merupakan perkara terakhir yang anda mahu bos anda katakan semasa membaca mesej anda. Jadi, jenis mesej yang harus anda elakkan daripada menghantar, dan bagaimana anda boleh membuatnya lebih baik? Berikut adalah tiga contoh utama.
1. E-mel Lanjutan yang Tidak Perlu
E-mel susulan datang dalam semua bentuk dan bentuk, jadi apa yang membuat seseorang tidak perlu? Jika semua mesej anda adalah meminta bos anda menghantar e-mel kepada anda, ia menjadi lebih kacau daripada surat-menyurat yang penting.
Ramai orang menghantar e-mel ini daripada paranoia bahawa mereka telah melakukan sesuatu yang salah atau terlepas sesuatu, tetapi saya boleh memberitahu anda dari perspektif bos bahawa ia memburukkan untuk menerima beberapa e-mel susulan apabila seseorang tidak memberi saya peluang untuk bernafas.
Satu contoh: Lama-lama dahulu, saya mempunyai seorang pekerja yang akan panik sekiranya saya tidak bertindak balas terhadap e-melnya dalam masa sejam, memikirkan bahawa ia telah melakukan sesuatu yang salah (ketika, pada hakikatnya, saya baru saja tidak mendapat kepada e-melnya). Saya boleh memikirkan satu contoh tertentu ketika saya pulang dari hari yang panjang untuk mencari enam (ya, enam !) E-mel dari dia bertanya apakah saya menerima mesejnya.
Yikes.
Apa yang Akan Dihantar Sebaliknya
Walaupun kebanyakan orang tidak begitu paranoid untuk menghantar enam e-mel susulan dalam sehari, walaupun hanya satu e-mel susulan yang tidak tepat waktu boleh meninggalkan bos anda yang marah.
Kecuali kandungan e-mel anda perlu ditangani hari ini (dalam hal ini, anda mungkin boleh bercakap dengan bos anda sendiri bukannya menghantar e-mel), saya cadangkan menunggu sekurang-kurangnya 24 jam, kemudian menghantar apa yang saya suka memanggil " -up "mesej.
Ini memerlukan penghantaran susulan anda ("Hanya semak untuk memastikan anda menerima laporan suku yang saya hantar kepada anda dua hari yang lalu"), tetapi anda juga akan memasukkan beberapa maklumat berita lain, sama ada itu persoalan tentang persembahan yang akan datang atau kemas kini pada projek semasa ("Oh, dan kami baru mendapat nombor terbaru dalam akaun X, dan jualan naik 30%!"). Ini membolehkan anda dengan senyap meminta bos anda untuk kemas kini sambil memberikan kepadanya beberapa maklumat yang akan menambahkan nilai, menjadikannya kurang sama seperti anda hanya menyerangnya.
2. E-mel Dengan Idea Baru
Saya benar-benar suka ahli-ahli pasukan yang bersemangat, tetapi sesuatu yang mendapat sedikit perhatian adalah apabila pekerja menghantar saya semua idea-idea baru mereka-dalam e-mel yang berasingan. Saya pernah menerima 10 e-mel yang berlainan sepanjang tempoh 24 jam kerana seseorang di dalam pasukan pemasaran mencapai tahap inspirasi dan terus menghantar saya idea baru.
Walaupun mempunyai begitu banyak perkara baru untuk mencuba adalah hebat, ia juga sangat mengelirukan untuk mencuba segala-galanya dan menjejaki setiap e-mel dan idea yang masuk. Walaupun hanya satu e-mel yang datang dengan idea-idea atau konsep baru, ia sangat mudah untuk kehilangannya dalam lubang hitam yang merupakan peti masuk saya.
Apa yang Akan Dihantar Sebaliknya
Pertama, saya akan mengesyorkan untuk menunggu masa yang lebih sesuai untuk membangkitkan idea. Dalam kes pekerja pasukan pemasaran, saya akan menunggu sehingga mesyuarat Hangout Google yang kami dijadualkan pada minggu berikutnya untuk membawa semua ini.
Sekiranya anda tidak pasti bila masa yang sesuai atau e-mel adalah satu-satunya pilihan untuk beberapa sebab-saya cadangkan menghantar e-mel kepada bos anda untuk mengatakan bahawa anda mempunyai beberapa idea baru dan anda ingin mengetahui cara terbaik untuk dikongsi mereka akan menjadi. Jika pekerja saya telah meminta saya, saya akan memberitahu dia untuk menghantar saya satu e-mel dengan Word doc yang dipenuhi dengan semua yang dia mahu. Ia akan menjadi lebih tersusun dan mudah disimpan untuk kemudian. Bos anda mungkin mencadangkan panggilan cepat untuk bercakap melalui mereka atau meminta agar anda menyimpan cadangan dan kemudian e-mel mereka secara beramai-ramai pada hari tertentu dalam seminggu.
3. E-mel Di mana Boss anda dikreditkan untuk Tiada Sebab
Mana-mana profesional akan marah dengan menjadi CCed di benang e-mel mereka tidak benar-benar sebahagian daripada: Ia hanya menambah kepada timbunan e-mel yang semakin meningkat, dan anda akhirnya membuang masa membaca sesuatu yang anda mungkin tidak perlu.
Dari perspektif pekerja, saya dapat: Anda ingin memastikan bos anda mengetahui bahawa anda sedang melakukan tugas anda dan bahawa anda cuba mengekalkan garis komunikasi terbuka. Tetapi kebanyakan masa, semua ini sebenarnya menyumbat peti masuk bos anda.
Apa yang Akan Dihantar Sebaliknya
Kecuali bos anda benar-benar perlu berada dalam gelung, bawa dia keluar dari garisan CC dan, apabila interaksi berakhir, hantarkan ringkasan maklumat yang relevan yang datang semasa perbualan ("FYI, Syarikat Y akan dipaparkan dalam kisah itu pada tarikh Z "). Ia menyimpan pengurus anda tentang apa yang sedang berlaku, tanpa menyimpannya terus dalam gelung seperti yang anda ketahui butirannya. Satu e-mel pasti mengalahkan 42!
Secara keseluruhan, nama permainan dengan menghantar e-mel kepada bos anda adalah untuk menyelaraskan mesej anda dan menjadi lebih selektif tentang apa yang anda hantar. Ia mungkin terdengar tidak sah, tetapi jika saya menerima e-mel yang lebih sedikit dari pekerja, tetapi semuanya bermakna, saya mungkin berfikir bahawa orang itu melakukan pekerjaan yang lebih baik daripada seseorang yang saya dengar sepanjang masa.
