E-mel, seperti apa-apa bentuk komunikasi, adalah perkara peribadi. Bagaimana anda memeriksa, mengurus, dan menghantar segala-galanya dari satu lapisan kepada misi elektronik sering menjadi campuran keutamaan dan kebiasaan.
Bahwa dikatakan, terdapat beberapa peraturan yang dipotong dan kering yang harus kita semua ikuti untuk memanfaatkan komunikasi e-mel kami, produktiviti kami, dan masa kami. Teruskan membaca untuk tiga kesilapan peti masuk biasa, bagaimana mereka menyakiti anda di tempat kerja, dan bagaimana membuat perubahan kepada pengurusan e-mel yang lebih baik.
Kesalahan # 1: Meninggalkan E-mel dalam Peti Masuk Anda
Saya akan mula dengan yang paling kontroversial: meninggalkan semua e-mel anda dalam peti masuk anda. Saya tahu anda fikir ia sama sahaja sama ada anda meninggalkan e-mel dalam peti masuk anda selepas anda berurusan dengannya atau tidak, tetapi otak anda memohon untuk berbeza. Satu kajian pada tahun 2011 dari Princeton's Neuroscience Institute menyatakan bahawa "apabila persekitaran anda berantakan, kekacauan membataskan keupayaan anda untuk fokus." Ini adalah persekitaran maya anda juga; lebih banyak e-mel yang anda dapat lihat-walaupun yang tidak penting lagi-lebih banyak masa otak anda akan menghabiskan masa sedar memikirkannya.
Penyelidikan menunjukkan bahawa mengurangkan kekacauan peti masuk akan membuat anda kurang terganggu, lebih produktif, dan lebih mampu memproses maklumat. Sekiranya itu bukan sebab yang baik untuk meletakkan 3, 679 e-mel lama di dalam peti masuk anda, saya tidak tahu apa itu.
Bagaimana Membuat Perubahan
Mula menggunakan peti masuk anda untuk mel baru sahaja. Jika anda selesai dengan e-mel, ia perlu diarkibkan, difailkan, atau dipadam (lihat di bawah untuk digunakan bila). Anda sentiasa boleh mencari sebarang e-mel yang anda perlukan kemudian.
Kesalahan # 2: Menghapuskan Apabila Anda Harus Mengarsipkan atau Mengisi (dan Naib Versa)
Jadi sekarang anda menggunakan peti masuk anda untuk mel baru sahaja (hurray!), Soalannya ialah: Apa yang perlu anda lakukan dengan semua e-mel yang anda lakukan?
Pilihan adalah a) padam atau b) fail dalam folder yang berkaitan (atau arsip, untuk pengguna Gmail). Ramai orang membuat kesilapan yang terlalu jauh dari ekstrem: sama ada memotong semua mesej atau menyimpan semua itu. Sebenarnya, keseimbangan yang sihat adalah penyelesaian terbaik. Meletakkan e-mel yang anda tidak perlu menyumbang ke arah kuota storan pada akaun e-mel anda dan menjadikannya lebih sukar untuk mencari e-mel yang anda ingin simpan ketika anda mencarinya. Dan menghapuskan terlalu banyak? Anda mungkin berakhir seperti rakan saya yang memadam e-mel pengesahan penerbangan dan hampir tidak dapat melepaskan penerbangannya.
Bagaimana Membuat Perubahan
Apabila anda selesai dengan e-mel, ambil masa dua saat untuk memikirkan jika anda mungkin mahu mengaksesnya lagi pada masa akan datang. Jika tidak: Masa untuk memadam. Jika ya: Arkib atau failkan!
Kesalahan # 3: Menggunakan Peti Masuk Anda sebagai Senarai Guna
Bagi orang yang tidak suka senarai tugasan, penyelesaian mudah (atau mereka berfikir) adalah menggunakan peti masuk mereka sebagai satu. Kini, apabila ia berkaitan dengan tugasan yang berkaitan dengan e-mel seperti "Balas kepada e-mel Jerry mengenai masa-masa pertemuan, " saya fikir orang-orang mati. Tugas-tugas tersebut tidak sepatutnya dalam senarai tugasan sama sekali, mereka hanya perlu dijawab sebagai sebahagian dari kursus biasa perniagaan.
Tetapi untuk tugas yang benar, seperti "Buat proposal untuk pelanggan baru" atau "Sewa sewa pejabat, " saya sangat menyarankan untuk mencari sistem senarai tugas yang berfungsi untuk anda, dan berpegang kepadanya. Mengapa? Kerana jika anda ingin mendapatkan tugas yang paling penting yang dilakukan setiap hari, anda perlu mengutamakan dan memfokuskan senarai tugasan anda. Menggunakan peti masuk anda sebagai senarai tugasan meletakkan masa anda di tangan orang lain. Dengan setiap e-mel baru datang tugasan baru, sama ada anda suka atau tidak. Tetapi dengan sengaja menambah tugas ke senarai tugas anda adalah peluang untuk menentukan apakah anda benar-benar harus melakukan itu sekarang, bukan kerja lain.
Masih tidak yakin? Jill Duffy, Leo Babauta, dan Jesse Garner semua membuat kes yang sangat baik untuk ini, juga.
Bagaimana Membuat Perubahan
Pergi melalui peti masuk anda, dan tarik apa-apa tindakan yang boleh dilakukan. Jika itu satu-satunya perkara yang membuat peti masuk e-mel ini layak, arsip, fail, atau memadam e-mel sekarang. Dan OK, jika anda benar-benar mendesak menggunakan peti masuk anda sebagai senarai tugasan, cuba Peti Mel, aplikasi yang boleh membantu menghidupkan e-mel ke tugasan dan mengeluarkannya dari peti masuk anda.