Idealnya, masa anda dari kerja adalah (sekurang-kurangnya, agak) santai. Tetapi zen pasca percutian itu boleh keluar dari tetingkap sebaik sahaja anda duduk untuk mengatasi peti masuk anda dan menyedari terdapat kira-kira satu juta mesej menunggu anda.
Menjawab e-mel boleh menjadi tekanan setiap hari, tetapi ia lebih teruk apabila mereka telah menumpuk. Dan merasakan tekanan itu, anda boleh menetapkan matlamat untuk melewati mereka secepat yang mungkin-hanya untuk melakukan salah satu kesalahan biasa di bawah.
Oleh itu, ambil beberapa minit untuk membaca bagaimana anda boleh mengelak daripada mereka: Ia akan berbaloi!
1. Mengutamakan masa tindak balas terhadap kualiti
Matematik, menjawab secepat yang anda boleh masuk akal. Jika anda menghabiskan satu minit membaca e-mel dan menjawab satu minit, anda akan dapat melalui senarai anda lebih cepat daripada jika anda menghabiskan masa lima minit dan lima minit menjawab.
Dan semasa anda betul bahawa ini bukan satu hari untuk berdebat secara dalaman di antara "Bunyi yang baik!" Berbanding "Saya setuju, " anda tidak mahu hanya memadamkan jawapan pantas sama ada.
"Kedengarannya baik" atau "saya bersetuju" bekerja dengan baik jika seseorang bertanya jika anda suka rancangan mereka, tetapi tidak masuk akal jika mereka bertanya kepada anda soalan khusus tentang hal itu. Maksudnya, anda akan mendapat e-mel lain dari mereka-dan mereka akan tahu anda tidak membaca apa yang mereka tulis kali pertama.
Perbaiki
Sekiranya anda mempunyai laman e-mel yang dapat dilalui dan tidak dapat membendung keinginan untuk membalas ASAP, salin dan tampal tindak balas generik. Cuba ini "Saya akan membelanjakan hari ini untuk mendapatkan e-mel. Sekiranya anda memerlukan jawapan sebelum jam 5 petang, sila email saya dan beritahu saya. "
Ya, itu satu langkah tambahan, tetapi jika matlamat nombor satu anda adalah untuk kembali ke semua orang perkara pertama, ia akan membolehkan anda melakukan itu, kemudian menghembus nafas dan mengambil masa anda bertindak balas.
2. Mengemudian Semuanya Dengan "FYI"
Di kepala anda, anda berkongsi kemas kini status supaya orang lain dapat memberitahu anda apa yang perlu dilakukan seterusnya. Tetapi di kepala penerima anda, anda berkata, ini telah dijaga. Anda secara dasarnya mengambil pendekatan "kentang panas" untuk e-mel, dengan mengambil tanggungjawab jatuh ke sesiapa yang mendapatnya yang terakhir-yang bermaksud terdapat kemungkinan besar miskomunikasi.
Inilah sebabnya sebagai Editor Urusan Muse Jenni Maier menulis, "Setiap e-mel tunggal perlu memasukkan langkah seterusnya (walaupun itu tidak ada jawapan yang diperlukan)."
Apabila anda menghantar e-mel kentang panas, satu daripada dua perkara akan berlaku. Anda akan dapat kembali dengan soalan (jadi semua yang anda lakukan adalah kerja pendua). Atau, mungkin lebih buruk lagi, mereka akan mengatakan apa-apa dan anda akan berfikir bahawa orang lain adalah orang yang mengambil langkah seterusnya.
Perbaiki
Ambil nasihat Maier dan pastikan mesej mempunyai tujuan yang jelas. Jika anda menghantar sesuatu bersama hanya untuk menutup gelung itu, sememangnya OK untuk mengatakannya, atau bahkan "untuk rujukan anda." Ejaan dengan tepat apa yang anda mahu dari orang lain memaksa anda untuk mendapatkan yang pertama terlebih dahulu - yang bermaksud anda akan tangkap diri anda jika apa yang anda perlukan adalah untuk mengambil langkah sendiri sebelum berkongsi kemajuan anda.
3. Menanggapi Perintah yang mereka terima
Pelan anda untuk bertindak balas dalam urutan kronologi terbalik adalah niat baik: Anda mahu kembali kepada orang yang telah menunggu yang paling lama, pertama. Walau bagaimanapun, ia bukan rancangan yang bijak jika matlamat anda adalah semaksimal mungkin.
Contohnya: Saya bekerja dengan seseorang yang bercuti selama dua minggu, dan apabila dia kembali, dia menjawab e-mel tertuanya terlebih dahulu. Ini bermakna dia menindaklanjuti persoalan saya untuk bertanya sama ada mereka telah disusun sebelum dia melihat rantai kemudian di mana titik hubungannya menyelesaikan masalah itu untuk saya.
"Adakah anda mendapat ini?" Dan "Tidak! Melihatnya! "E-mel tidak perlu, dan jika matlamat keseluruhan anda adalah untuk mengejar dengan cepat, anda tidak mahu membuang masa kepada mereka.
Perbaiki
Ini adalah masa yang tepat untuk pendekatan LIFO: Last In, First Out. Kerana, seperti Muse COO Alex Cavoulacos menjelaskan, "Teknik ini didasarkan pada membiarkan kesepakatan lama dengan sendirinya."
Dalam erti kata lain, pada masa anda sampai ke e-mel seseorang yang dihantar seminggu yang lalu, ia boleh menjadi sangat baik bahawa mereka telah menangani apa yang mereka bertanya kepada anda tentang. Dan jika mereka masih mahu perhatian anda lebih cepat daripada kemudian, saya bersedia bertaruh mereka mencatat tarikh pulang pada OOO dan menghantar susulan yang duduk di bahagian atas peti masuk anda apabila anda kembali.
Apabila anda merenung bernilai satu minggu, pencetus anda mungkin hanya menyelam. Tetapi jika anda berfikir tentang bagaimana anda menjawab tentang, anda akan mengelakkan kesilapan biasa dan menyelamatkan diri anda harus kembali dan menjawabnya sekali lagi.
