Anda teliti ketika datang ke e-mel. Malah, anda sentiasa cuba membalas dalam masa 24 jam. Gores itu-dalam momen mesej yang masuk.
Dan lebih kerap tidak, itu hebat. Tetapi kadang-kadang, menghantar e-mel pertama yang datang ke fikiran boleh menjadi backfire-masa yang besar. Berikut adalah beberapa tanda bahawa anda harus melangkah keluar dari komputer dan kembali ke mesej pada masa akan datang.
1. Respons anda betul-betul panjang
Malangnya, tidak mungkin secara diplomatik memberitahu seseorang yang anda fikir dia seorang idiot. Jadi, jika anda menyusun e-mel yang menari-nari di sekeliling fakta bahawa anda membenci pemikiran rakan sekerja anda, saya boleh menjanjikan anda bahawa e-mel tersebut secara kasar diterjemahkan kepada: "Berikut adalah beberapa ayat yang berbulu. PS Saya fikir idea anda menyebalkan. "
Jika anda boleh menulis apa yang anda fikirkan dalam satu ayat (misalnya, "Saya tidak akan mengambil pendekatan ini") dan e-mel anda masih tiga perenggan panjang, anda menghadapi masalah. Anda mungkin fikir ia dinasihatkan untuk mendedikasikan satu bahagian kepada bagaimana anda memahami mengapa orang lain mungkin keliru, dan yang lain mengenai bagaimana anda tahu apa yang anda sedang bercakap, dan sepertiga bagaimana rancangan anda lebih baik. Walau bagaimanapun, ia benar-benar lebih banyak baris yang orang lain mungkin salah membaca (atau, lihat betul melalui).
Sebaliknya, cobalah untuk menjadi seperti yang mungkin. Jika anda tidak bersetuju dengan seseorang, ringkasnya "Saya tidak pasti kami berada di halaman yang sama, " atau "Saya mempunyai bacaan yang berbeza" sebenarnya lebih baik-dan lebih cekap.
2. Respons Anda Melimpah Dengan Tanda baca
Kecuali anda memberitahu seseorang bahawa sesuatu adalah berita terbaik yang pernah anda dengar-dan itu benar-benar-anda harus berhati-hati dengan e-mel yang penuh penekanan. Sekiranya setiap perkataan lain adalah huruf tebal atau italicized atau dalam semua huruf besar, dan tanda baca dalam tiga salinan; orang lain akan menganggap maksud anda adalah melampau. (Dalam pekerjaan yang terdahulu, saya mempunyai seorang pelanggan yang menulis semua e-melnya, bahkan yang biasa, dalam semua topi. Staf dengan penuh kasih sayang merujuk kepada korespondennya sebagai nota penebusan.)
Tetapi ia bukan semua keseronokan dan permainan. Jika sentimen anda tidak positif, orang lain dengan mudah boleh berfikir anda cuba menyampaikan kemarahan-sebaliknya untuk mengatakan, kekeliruan mudah. Contohnya, "Saya tidak pasti apa itu bermakna ??? !!!!" nampaknya bermusuhan. Nasib baik, pembetulan di sini agak mudah. Hadkan diri anda menjadi satu tanda baca dan tidak ada huruf miring ("Saya tidak pasti apa maksudnya.") Masih menyatakan bahawa anda tidak jelas mengenai sesuatu, tetapi ia jauh lebih terukur.
3. Respons Anda Tidak jelas (Bahkan Kepada Anda)
Anda menghitung minit sehingga hari kerja selesai. Atau anda dibanjiri dengan kerja dan hanya cuba untuk menjaga kepala anda di atas air. Apapun alasannya, anda tidak fokus, dan anda telah membaca e-mel yang anda buat enam kali.
Dan pasti, anda boleh menyemaknya untuk kali ketujuh dan kemudian tekan hantar. Tetapi jika anda masih bertanya kepada diri sendiri jika garisan itu masuk akal, itu adalah tanda bahawa tidak, mungkin tidak.
Jika anda boleh kembali ke e-mel, katakan, selepas anda mempunyai makan tengahari atau selepas mesyuarat yang akan datang yang menjejaskan semua tenaga anda, tunggu. Sekiranya anda perlu bertindak balas ASAP, hantar jawapan pendek yang menjanjikan untuk menghantar maklumat lanjut kemudian. Selalunya, nota cepat yang mengesahkan resit dan membiarkan seseorang tahu anda akan berhubung dengan lebih banyak maklumat mengekalkan talian komunikasi terbuka-dan memberi anda ruang bernafas untuk menyusun respons anda apabila anda mempunyai lebih lebar jalur.
4. Respons Anda Melibatkan Anda Melangkah Di Atas dan Di Luar Tugas Anda
Anda tahu apa jenis mesej biasanya dalam peti masuk anda. Tetapi, kadang-kadang ada jalan anda dan anda berfikir apa-apa dari, "Hmm, itu ganjil …" kepada "Tunggu, ini kerja saya?"
Anda mungkin mahu membalas semula jawapan pantas atas beberapa sebab. Mungkin anda tidak fikir masalah itu adalah masa penyelia anda. Mungkin sambutan cemerlang datang ke fikiran dan anda hanya pergi untuk itu, memikirkan ia akan dilihat sebagai mengambil inisiatif.
Contohnya, beritahu e-mel pelanggan anda tentang projek yang berada di luar beban kerja anda. Jadi, anda fikir anda akan melihat jika anda dapat mencari jawapan itu, dan jika tidak, e-mel kembali dengan nama orang yang mengendalikannya. Itu berguna, bukan? Nah, bukan jika ada backstory anda tidak menyedari. Walaupun anda mempunyai niat baik, anda boleh meletakkan rakan atau bos anda di tempat yang sukar.
Pilihan yang baik adalah menghantar e-mel kepada orang yang sesuai di rumah dengan tawaran untuk membantu. Ia kelihatan seperti ini "Arthur of ABC Corporation bertanya jika saya boleh lulus bersama maklumat kenalan anda. Adakah itu OK? "Atau, " Tanya Mark mengenai butiran mengenai projek XYZ. Adakah ia berguna bagi saya untuk menyambungnya dengan anda atau berkongsi garis masa kami? "Ia mungkin melambatkan tindak balas anda, tetapi anda tahu anda akan menghantar yang betul.
Tidak pasti jika e-mel memukul nota yang betul? Ambil rehat dan kembali kepadanya.
