Sekarang, saya akan menganggap bahawa anda berpengalaman dalam asas-asas etika e-mel. Anda tahu, perkara-perkara seperti selalu termasuk garis subjek dan menentang godaan ke CC setiap badan hangat di pejabat anda.
Ya, saya akan memberi anda keraguan di sini. Tetapi, adakah ini bermakna saya fikir mesej anda tidak sempurna? Sama sekali tidak.
Terdapat beberapa dosa e-mel yang tidak sering berlaku-tetapi masih sama seperti yang patut disangkal. Dan kemungkinan besar, anda mungkin bersalah melakukan perkara itu (hey, saya betul-betul di sana dengan anda!) - sama ada anda sedar atau tidak.
Jika anda mendapati diri anda memerah pada sebutan salah satu pas faux ini? Nah, kawan saya, e-mel anda masih mempunyai sedikit ruang untuk penambahbaikan.
1. Bermain "Kentang Panas"
Anda bangga kerana berada di atas mesej masuk-masuk anda tidak pernah pergi lama tanpa jawapan daripada anda.
Sangat baik bahawa anda komited untuk menjadi sangat responsif. Tetapi, penting bagi anda untuk mempertimbangkan kualiti yang anda hantar. Adakah balasan anda sebenarnya menolak perbualan ke hadapan? Atau, adakah anda melancarkan mesej pendek (dan mungkin juga sama sekali tidak berguna) dalam usaha untuk meletakkan bola di mahkamah orang lain dan mendapatkan diri anda selangkah lebih dekat ke peti masuk yang sukar difahami sifar?
Sering kali, orang mendapati bahawa mereka jatuh ke dalam kategori yang terakhir. Malangnya, permainan emosi kentang panas e-mel ini benar-benar tidak produktif.
Bagaimana Meningkatkan
Saya tahu tekanan untuk kembali kepada orang boleh tinggi, dan saya tidak cuba memberitahu anda untuk membiarkan mesej berlambat tidak dijawab.
Sebaliknya, jika anda tidak berada di mana anda boleh memberi respons yang berkualiti tinggi, hantar nota ringkas yang menyatakan bahawa anda sedang melihatnya dan akan membalas dengan jawapan yang lebih terperinci sebaik sahaja anda memilikinya.
Langkah itu menghilangkan tekanan untuk bertindak balas dengan serta-merta, sambil memberi anda masa untuk menumpukan pertimbangan yang memadai terhadap mesej itu.
2. Mempamerkan Rasa Humor Anda
Tiada siapa yang mahu terdengar seperti robot yang tidak bermaya melalui e-mel. Dan, percayalah, saya pasti menghargai nota-nota yang ada di luar kotak ini yang tiba di peti masuk saya.
Walau bagaimanapun, tidak ada jaminan bahawa penerima lain akan merasakan cara yang sama. Anda perlu ingat bahawa mesej bertulis kekurangan isyarat dan konteks lain yang biasanya membantu humor anda untuk mendarat.
Oleh itu, penting untuk mengetahui penonton anda sebelum menyebarkan e-mel anda dengan apa yang saya pasti adalah rasa lucu anda. Saya akan gembira dengan GIF besar anjing itu dalam topi parti. Ahli lembaga anda? Mungkin tidak banyak.
Bagaimana Meningkatkan
Sekali lagi, memahami penerima anda adalah penting di sini. Tetapi, jika anda merasakan walaupun keraguan tentang bagaimana jenaka lucu atau kata-kata anda akan diterima, memadamkannya.
Anda lebih selamat daripada menyesal, dan anda masih boleh mesra dan keperibadian dalam e-mel anda tanpa rutin yang menonjol!
3. Menari dan Hidup
Saya tahu bahawa ini boleh kelihatan seperti garis halus untuk berjalan. Anda mendengar banyak perbualan tentang mesyuarat-mesyuarat yang ditakuti itu yang mungkin telah berlaku melalui e-mel yang mudah untuk dirasai untuk mengelakkan kerananya di semua kos.
Namun, percubaan ini untuk melangkau semua kenalan bersemuka sering menyebabkan beberapa e-mel yang panjang. Sebelum anda mengetahuinya, anda telah mengetengahkan karya 3, 000 perkataan yang menyelinap ke dalam satu perincian tunggal mengenai persembahan jualan yang akan datang. Amaran spoiler: Tiada siapa yang akan membacanya.
Bagaimana Meningkatkan
Kadangkala mesej lebih lama tidak dapat dielakkan. Dalam kes itu, perkara seperti mata peluru, perenggan pendek, dan sub kepala dapat membantu menjaga perkara yang teratur dan mudah dicerna.
Tetapi, memandangkan panjang ideal berada di antara 50 dan 125 perkataan, lebih lama daripada yang mungkin menjamin mesyuarat atau panggilan telefon.
4. Menaipkan E-mel Anda Tidak Akan Mahu Siapa Lagi Untuk Lihat
Terdapat rasa privasi palsu yang datang bersama dengan peti masuk anda. Anda mengandaikan bahawa penerima yang dimaksudkan akan menjadi satu-satunya untuk melihat komentar snarky mengenai bos anda.
Dengarkan dengan berhati-hati: Bukan sahaja yang kasar, tetapi perniagaan berisiko. Sama ada masalah teknologi terkini, jabatan HR yang snoopy, atau rakan sekerja gossipy, kemungkinan besar bahawa ucapan yang tidak begitu mesra akhirnya akan masuk ke tangan yang salah atau di depan bola mata yang salah.
Bagaimana Meningkatkan
Yang satu ini anda hanya perlu untuk menghentikan ayam belanda.
Jika anda tergoda untuk menaip sesuatu yang sedikit warna (walaupun berseloroh!) Dalam mesej anda, tanyalah diri anda sendiri: Apakah tindak balas anda jika seseorang (seperti bos anda atau rakan sekerja lain) melihat komen itu?
Sekiranya anda mendapat sedikit bimbang pada pemikiran itu, sudah tiba masanya untuk memukul kunci latar belakang.
5. Berkahwin ke Peti Masuk anda
Baiklah, kesilapan terakhir ini sebenarnya tidak ada kena mengena dengan kandungan mesej yang anda hantar. Tetapi, ia masih penting untuk diperhatikan.
Sekali lagi, ingin menguruskan peti masuk anda secara aktif adalah kualiti yang hebat (semua orang yang mempunyai beribu-ribu e-mel yang belum dibaca hanya melepak adalah cemburu terhadap komitmen anda, saya pasti!). Walau bagaimanapun, itu tidak memberi anda pas percuma untuk memastikan mata anda terpaku pada telefon anda di tengah-tengah makan malam, mesyuarat, percutian, atau perkahwinan (ya, saya telah melihatnya berlaku).
Bukan sahaja peti masuk kompulsif anda menyegarkan memaksa anda untuk terlepas perbualan dan pengalaman sebenar, tetapi ia juga benar-benar tidak peduli kepada orang yang anda luangkan masa.
Bagaimana Meningkatkan
Jawapan di sini adalah mudah: Letakkan telefon anda. Saya tahu, nampaknya mustahil. Tetapi, seperti yang saya pelajari dalam eksperimen ini, ia lebih bernilai.
Inilah berita gembira: Semua kesilapan ini adalah perkara yang dapat anda selesaikan, dengan syarat anda bersedia belajar dan mengubah tabiat anda. Anda tidak ditakdirkan untuk hidup menjadi e-mel e-mel.
Melaksanakan nasihat itu (dan, semasa anda melakukannya, berikan asas-asas etika e-mel ini!), Dan anda akan berjalan dengan lancar untuk melangkah permainan e-mel anda yang lain.
