Mari menjadi nyata. Hakikat bahawa Gmail membolehkan anda membahagikan peti masuk anda ke lima subfolder hanya boleh bermaksud satu perkara: Kebanyakan e-mel yang kami terima adalah jumlah omong kosong. Dan apabila anda menghantar nota kepada rakan sekerja, bos anda, atau pengurus pengambilan, ia mungkin mendarat di suatu tempat antara spam kritikal dan Viagra atau BuzzFeed GIFs.
Jadi, bagaimana anda memastikan mesej anda mendapat perhatian dan-lebih penting lagi-baca? Letakkan diri anda dalam kasut penerima anda, dan pastikan setiap e-mel yang anda tulis jawapan lima soalan ini.
1. Mengapa saya perlu buka ini?
Baris subjek anda ialah ID pemanggil e-mel anda-ia akan menentukan sama ada ia dijawab atau diabaikan. Jadikannya khusus dan langsung supaya penerima anda mengetahui apa yang diharapkan daripada mesej itu. Sekiranya anda memerlukan rakan sekerja anda untuk memberi maklum balas kepada anda pada hari Selasa, jangan mengebumikan nota di baris terakhir. Tajuk e-mel anda "Balas dengan Selasa: nota dari mesyuarat hari ini" dan bukannya "Hey" (yang merupakan e-mel yang sama dengan pendengaran "kami perlu berbincang").
Sekiranya anda memohon pekerjaan, gunakan kata kunci seperti nama kedudukan atau pengalaman anda untuk menonjol. Menulis "Pengurus Komuniti Dengan 4 Tahun Pengalaman" adalah cara yang ringkas dan manis untuk menawarkan kelayakan anda di hadapan.
2. Siapa Adakah Anda?
Jika anda menulis kepada seseorang untuk kali pertama-contohnya, seorang pengurus pengambilan atau seseorang yang anda dengar bercakap pada suatu acara tetapi tidak bertemu-anda akan mahu mewujudkan hubungan rapih secepat mungkin. Sebagai contoh, sebelum saya menulis e-mel sejuk kepada syarikat mengenai kedudukan bebas terbuka, saya belajar bahawa pengasas dan saya berdua mengikuti kolej yang sama. Saya meletakkan "Yale alum" dalam kedua-dua subjek saya dan ayat pertama e-mel saya; Saya mendapat respon dan membuat temu bual dalam masa 48 jam.
Gunakan apa sahaja perkara biasa yang boleh anda temui-sekolah, kawan atau minat bersama, persatuan profesional-untuk membolehkan penerima tahu bahawa anda bernilai berhubung. Atau jika anda bekerja di sebuah syarikat besar dan anda menghubungi seorang eksekutif yang telah anda temui sebelum ini, peringatan cepat ketika dan di mana anda terakhir tersambung akan membantu mengembara ingatannya.
3. Apa yang Anda Perlu?
Ini sebabnya anda menulis di tempat pertama! Sekarang adalah masa penjelasan yang besar, bukan? Belum lagi. Matlamat untuk menjadi jelas dan menarik dalam satu atau dua ayat. Di tempat kerja, fikirkan e-mel anda sebagai hanya kenalan awal ringkas yang boleh menyiapkan perbualan secara langsung melalui telefon atau secara peribadi jika penjelasan lebih lanjut diperlukan.
Ini terutama berlaku untuk e-mel sejuk apabila penerima tidak menjangkakan mesej anda. Sekiranya anda sedang menulis untuk meminta mesyuarat kopi, jadilah khusus tetapi biarkan ruangan untuk tipu muslihat. Sebagai contoh, tulis "Saya ingin berkongsi apa yang saya pelajari mengenai pemasaran kandungan serta belajar bagaimana saya dapat menyumbang kepada projek anda sekarang." Ingat: Orang sibuk tidak mahu mempunyai otak mereka "memilih", mereka mahu untuk lebih pintar dengan bertukar idea.
4. Apa itu untuk saya?
Fikirkan email anda sebagai urus niaga: Apa yang anda mahu dari penerima anda harus menguntungkannya sebanyak manfaatnya. Mengenai tugas itu, kami semua mendapatkan kelulusan daripada rakan-rakan, pengurus, dan pelanggan kami. Bagaimanakah apa yang anda meminta membantu penerima anda mencapai ini? Sudah jelas dengan frasa seperti, "Saya boleh menjadi aset kepada pasukan anda, " "ini boleh membantu membentangkan idea anda dengan lebih jelas, " atau bahkan "maklum balas pelanggan menunjukkan bahawa mereka sedang mencari penyelesaian seperti ini."
5. Adakah Anda Menghargai Ini?
Dengan e-mel luar biasa banyak yang tiba di dalam peti masuk kami setiap hari, membuat anda menonjol dengan menunjukkan sedikit kemanusiaan. Sama ada anda menangani rakan sekerja atau kenalan sejuk, anda meminta masa orang itu untuk menindaklanjuti dengan teliti ke e-mel anda. Tunjukkan bahawa anda menghargai usaha dengan menandatangani dengan "terima kasih" atau "dengan ikhlas" (serius, "terbaik" adalah terlalu mengelirukan). Etika kecil akan pergi jauh untuk mendapatkan respons yang anda mahu.
Simpan soalan ini pada nota siaran dan semak mesej anda terhadap mereka sebelum anda menghantar. Bukan sahaja anda menguasai kraf e-mel, anda akan menjadi komunikator yang baik dalam mana-mana tetapan profesional.
