Sekiranya anda mempunyai lebih daripada satu hari pesanan dalam peti masuk anda, "berurusan dengan setiap mesej sebaik sahaja ia tiba -melakukan tidak berfungsi untuk anda.
Ini bukan salah kamu. Pendekatan ini hanya boleh berfungsi untuk mereka yang tugasnya hanya menjawab e-mel secepat mungkin.
Mujurlah, satu jalan yang sedikit berbeza membolehkan anda bekerja tanpa terganggu oleh e-mel, masih menjawab dalam masa yang munasabah, tidak mempunyai e-mel yang tertangguh selama berbulan-bulan dan menyingkirkan tunggakan e-mel juga.
Tinggal di Atas E-mel Anda dengan Berurusan dengan Ini Besok
Untuk mendapatkan cengkaman pada e-mel anda:
- Ambil mata anda dari peti masuk.
- Pastikan pemeriksaan mel automatik dan pengumuman mel baru dimatikan.
- Berurusan dengan semua surat yang tiba semalam, dalam seberapa banyak kumpulan yang anda lihat patut.
- Kumpulan kurang, lebih baik. Jika anda melayan semua surat semalam dalam satu perjalanan, kemungkinan anda telah menghabiskan masa dan usaha paling kurang.
- Masa untuk pemprosesan e-mel anda.
- Berurusan dengan pesanan dengan teratur.
- Sekiranya mesej memerlukan penyelidikan, jadilah penyelidikan untuk esok, dan biarkan pengirim mengetahui bahawa anda akan kembali kepada mereka. Jika lebih banyak kerja diperlukan, jadilah lebih lama.
- Pastikan anda dapat mencari mesej asal apabila kerja selesai. Pengirim dan, yang paling penting, tarikh yang dinyatakan bersama dengan tugas itu sepatutnya cukup. Dalam Mac OS X Mail, anda juga boleh menggunakan LinkABoo.
- Anda boleh menggunakan folder pintar yang memaparkan hanya mesej yang tiba semalam, memohon bendera (hari label dalam warna berselang-seli, misalnya), atau bergantung pada sortasi mengikut tarikh ketibaan.
- Anda boleh menyemak peti masuk anda secara berkala untuk sebarang e-mel yang diperlukan tindakan segera.
Sekiranya kerja anda menuntutnya, proseskan mel lebih sering daripada sehari-tiga kali sehari, contohnya. Apa sahaja tempoh yang anda pilih, elemen penting ialah senarai e-mel ditutup kepada entri baru semasa anda mengerjakannya.
Mengapa Pengolahan Harian Kotak Masuk E-mel?
Kecuali jika anda mesti berurusan dengan mel lebih kerap, saya menjemput anda untuk mencuba pemprosesan harian, walaupun. Ia mempunyai faedah tambahan:
- Anda tidak menyusun duluan untuk membalas dengan segera, komitmen yang tidak dapat dipenuhi.
- Jadual harian mudah disimpan dan diingati.
- Anda boleh memilih waktu yang sesuai untuk setiap jenis mesej.
Mengendalikan E-mel Yang Paling Mudah Pertama!
Walaupun ini tidak biasanya gaya anda,
- lakukan percubaan dengan mendapatkan mesej paling mudah keluar dari jalan pertama.
Sebaik sahaja anda sampai kepada e-mel yang lebih mencabar, kemajuan mantap telah menjinakkan mereka sedikit. Sekiranya anda dengan cepat mengimbas perkara rumit sebelum meneroka dengan mudah, anda telah meluangkan masa untuk mendapatkan penyelesaian.
Bagaimana jika saya melewatkan satu hari mengosongkan peti masuk saya?
Jika anda terlepas beberapa hari kerana perjalanan atau cuti, itu bukan masalah besar.
- Berurusan dengan e-mel seolah-olah mereka telah tiba semalam.
Selalunya, melalui dua hari atau seminggu email tidak mengambil masa dan usaha lebih daripada satu hari.
Jika timbunan e-mel sangat tinggi sehingga anda tidak dapat menanganinya dalam satu hari, biarkan strategi lain membantu anda:
Bagaimana untuk Menghapuskan Backlog Email
Untuk menghilangkan tatal e-mel:
- Buat folder baru.
- Pindahkan semua e-mel yang luar biasa dari peti masuk anda ke folder itu.
- Setiap hari dan sebelum apa-apa sahaja, lakukan sesuatu dengan sekurang-kurangnya satu mesej dalam folder backlog.
- Anda tidak perlu membalasnya. Anda tidak perlu memfailkannya. Lakukan sesuatu, walaupun. Cari laman web yang mungkin membantu anda menjawab, sebagai contoh. Atau cari alamat e-mel (atau nombor) seseorang yang boleh membantu anda.
- Pada beberapa hari, anda akan melakukan yang minimum. Hebat! Pada kebanyakan orang lain, anda akan menghadapi timbunan mesej dalam satu perjalanan. Hebat!
- Mengendalikan semua mel baharu seperti di atas.
