Konfrontasi (terutamanya konfrontasi kerja) tidak pernah menyeronokkan untuk sesiapa pun. Tetapi lebih tidak selesa daripada cuba untuk mengatakan sesuatu yang tidak menyenangkan kepada wajah seseorang cuba untuk menyatakan perasaan itu melalui e-mel.
Sebagai pengasas bersama sebuah organisasi yang benar-benar maya yang mempunyai lebih daripada 120 pencarum di seluruh dunia, saya mempunyai bahagian saya yang adil daripada e-mel konfrontasi yang canggung. Jadi, apa yang perlu anda lakukan jika anda mendapati diri anda dalam masalah e-mel? Berikut adalah beberapa petua.
1. Jangan Resort Mel E-mel Kecuali Anda Memiliki
Ini tidak boleh dikatakan, tetapi penting: E-mel tidak boleh sebelum pilihan pertama anda untuk komunikasi konfrontasi. Malah, ia hanya boleh digunakan sebagai usaha terakhir.
Jangan menghantar e-mel konfrontasi kepada seseorang melainkan jika anda cuba menghubungi dia dengan cara lain yang mungkin tanpa kejayaan, atau jika masalahnya sangat mendesak supaya dia diberitahu dengan segera dan satu-satunya yang ada pilihan ialah e-mel. Selain itu, e-mel konfrontasi hanya boleh digunakan untuk isu-isu yang lebih kecil, tidak besar, peristiwa yang mengubah hidup (seperti menembak seseorang, idealnya sekurang-kurangnya dilakukan pada Skype atau platform di mana anda dapat melihat wajah seseorang).
Terdapat dua sebab utama untuk rasional ini. Pertama, interaksi tatap muka (walaupun ia melalui Skype atau Hangout Google) membolehkan orang lain untuk mengambil isyarat wajah dan bahasa badan untuk beberapa tahap, yang boleh membantu anda mendapatkan lebih baik. Kedua, kata-kata dalam e-mel boleh diambil dari konteks dengan mudah (seperti konteks e-mel itu sendiri), dan anda tidak mahu keadaan meletup di wajah anda (mengingatkan orang lain pergi kepada bos anda untuk mengeluh tentang emel anda).
Walau bagaimanapun, sudah pasti ada masa apabila anda perlu menggunakan e-mel, dan mempercayai saya, dalam situasi tersebut, lebih baik untuk berkomunikasi melalui e-mel daripada tidak sama sekali.
2. Jadilah seperti Jujur dan Khusus sebagai Kemungkinan
Bahagian yang paling penting dalam menulis e-mel adalah dengan mengatakan apa yang ingin anda katakan. Ambil komen anda atau pemikiran sampingan lain (ia tidak sepatutnya menjadi novel), dan hanya terus ke titik. Seluruh e-mel konfrontasi anda hanya boleh menjadi beberapa ayat, dan matlamatnya adalah untuk memindahkan komunikasi di luar talian dan ke dalam kehidupan sebenar secepat mungkin.
Apa maksudnya? Jangan mengalahkan semak belukar, jangan kata muntah segala perkara yang masuk ke dalam fikiran, dan pastinya jangan minta maaf atas apa yang anda katakan. Anda masih boleh melakukan ini tanpa menjadi contoh-contoh, periksa e-mel di bawah yang saya hantar kepada salah seorang penulis saya yang menyumbang.
Juga, jika anda merasa tidak dapat menjelaskan kes anda dalam enam ayat atau kurang, mungkin subjeknya terlalu besar dan berbulu untuk e-mel. Lagipun, anda tidak mahu meminimumkan keadaan yang halus. Pengalamatan e-mel yang pendek tidak dapat menamatkan tarikh akhir, kualiti tugasan, ketiadaan, atau kemajuan adalah baik-tetapi anda hanya boleh membayangkan betapa buruknya ia akan menghantar e-mel yang berkata, "Hei dan sebagainya, hanya ingin memberitahu anda sedang ditulis. Percuma. "
3. Tawaran untuk Tersedia untuk Berbual
Satu lagi masalah yang timbul apabila anda berhadapan dengan seseorang melalui e-mel adalah komunikasi dalam talian adalah sangat berat sebelah. Seseorang lain tidak boleh dengan serta-merta tidak bersetuju dengan anda; Sebaliknya, mereka menerima e-mel anda, membacanya, membalas, dan sebagainya. Oleh itu, ia boleh mengambil sedikit masa bagi kedua-dua pihak untuk mendapatkan mata mereka, dan biasanya tidak banyak yang dicapai.
Walaupun anda menghantar konfrontasi melalui e-mel, anda harus memberi orang lain pilihan untuk bertindak balas melalui medium yang berbeza. Mengakhiri surat dengan sesuatu seperti, "Sudah tentu beritahu saya jika anda mempunyai sebarang soalan, dan jika anda ingin membincangkannya dengan lebih lanjut, kami benar-benar boleh mengambil makan tengah hari atau melompat ke Skype."
4. Berfikir Sebelum Anda Hantar
Sebelum anda menghantar e-mel anda melalui ruang siber, berfikir kepada diri sendiri, Jika atasan saya melihat ini, apa yang akan mereka fikirkan apa yang saya katakan? Melakukannya boleh menghalang anda daripada menghantar e-mel yang terlalu keras atau yang mengeluarkan getaran yang berbeza daripada yang anda harapkan. Jika anda fikir bos anda akan mendapat mesej yang salah melihat e-mel anda tanpa konteks, maka sudah tiba masanya untuk kembali ke papan lukisan.
Jika boleh, cubalah dan tulis e-mel anda sehari (atau sekurang-kurangnya beberapa jam) sebelum anda menghantarnya. Jika anda menulis surat-menyurat anda di tengah-tengah kemarahan, anda akan mahu sedikit masa untuk menyejukkan sebelum orang lain melihat mesej anda. Tidak banyak keputusan yang hebat dibuat dalam panas kemarahan, dan anda pasti tidak mahu reputasi anda diletakkan dalam bahaya kerana anda menghantar satu e-mel yang tidak begitu berhati-hati.
5. Bersedia Untuk Balas (Atau Tidak)
Sudah tentu, e-mel adalah jalan dua hala; pastikan anda bersedia untuk sebarang dan semua tindak balas apabila anda menghantar apa-apa jenis konfrontasi. Tambahan pula, ambil sedikit masa untuk berfikir tentang apa yang akan anda lakukan dalam senario yang berbeza, seperti jika orang di bahagian yang lain tidak bertindak balas atau jika dia meniup pada anda 10 minit kemudian.
Sebagai contoh, jika penulis saya menghantar e-mel tersebut ke atas untuk tidak menjawab dalam masa tiga atau empat hari, saya akan menghantar e-mel susulan dengan tarikh akhir atau ultimatum (sesuatu seperti, "Jika saya tidak mendengar dari anda oleh, Saya akan menganggap anda tidak lagi berminat menulis untuk The Prospect "). Ini memberi sedikit tekanan kepada orang lain untuk bertindak balas.
Dan dalam kes anda menerima tindak balas yang kasar atau marah, ambil sedikit masa (sekurang-kurangnya beberapa jam) sebelum bertindak balas. Ia boleh menggoda untuk menyalakan api dan juga sangat mudah untuk satu mesej menjadi zon perang e-mel. Dan sekali lagi, matlamat utama anda adalah untuk keluar dari belakang perisai e-mel dan untuk bercakap perkara-perkara dari tatap muka.
