Beberapa tahun lalu, saya melangkah ke kedudukan pengurusan di mana, buat kali pertama, saya bertanggungjawab untuk menyelia satu pasukan yang terdiri daripada enam orang. Dengan MBA saya dalam analisis tangan dan teliti jenis Myers-Briggs saya, saya fikir ia akan menjadi mudah untuk mengurus dan memotivasi orang-orang yang saya bekerjasama.
Tetapi, walaupun alat-alat itu memang membantu, mereka tidak menyiapkan saya sepenuhnya untuk salah satu bahagian yang paling sukar menjadi pengurus: memberikan ulasan prestasi tahunan. Ternyata, pengurus mengendahkannya sebanyak yang dilakukan oleh pekerja! Walau bagaimanapun, walaupun keengganan semulajadi, ulasan adalah sebahagian daripada kerja yang tidak dapat dielakkan (dan penting), dan sebahagian penting dalam pertumbuhan pasukan anda. Oleh itu, jika anda ingin menjadi pengurus superstar, sudah tiba masanya untuk menjadi sebaik-baik ulasan seperti yang anda boleh.
Dengan semangat itu, inilah cara untuk memulakan.
Asas-asas
Anda mungkin tergoda untuk membuang maklum balas atas perhatian anda untuk pekerja anda minggu sebelum kajian, tetapi anda mungkin sudah tahu anda tidak sepatutnya. Anda harus memperlakukan proses tersebut sebagai aktiviti selama setahun dan memikirkannya lebih awal dari masa ke masa. Perancangan akan membantu anda memberikan maklum balas yang lebih komprehensif dan, apabila mengkaji semula musim, tidak akan ada kejutan untuk anda atau pekerja anda-dan itulah yang harus anda lakukan.
Mulakan dengan mengenal pasti masa terbaik sepanjang tahun untuk menjalankan ulasan anda. Ketahui sama ada organisasi anda mempunyai jadual atau proses yang dikehendaki (syarikat yang paling besar) dan pertimbangkan apabila proses belanjawan anda berlaku atau apabila anda mempunyai pilihan untuk menyerahkan bonus. Sekiranya anda mempunyai kelonggaran, anda ingin mengelakkan musim kerja yang tinggi, kerana proses penyediaan dan maklum balas boleh menuntut dan sengit, dan tiada siapa yang mahu membuat semakan semasa musim sibuk.
Seterusnya, buat garis masa tahunan anda dengan sewajarnya, dan hubungkan masa kepada pekerja anda. Tiada apa-apa mengenai ulasan-dari kandungan kepada masa-semestinya akan datang sebagai kejutan.
Sekarang, demi kemudahan, katakan musim kajian anda akan berakhir pada akhir tahun, pada bulan Disember. Inilah jadwal tahunan anda seperti berikut:
Januari (Permulaan Tahun)
Tetapkan Matlamat & Harapan
Pada awal tahun ini, bermesyuarat dengan pekerja anda untuk berkongsi matlamat dan harapan tahunan anda untuk pasukan. Kemudian, berjumpa dengan mereka secara individu untuk menetapkan matlamat prestasi mereka sendiri. Ini bukan sahaja memastikan semua orang jelas mengenai jangkaan mereka untuk tahun ini, ia juga memberi anda gambaran yang jelas untuk mengikuti setiap kali anda membincangkan prestasi dalam beberapa bulan akan datang.
Cara terbaik untuk menetapkan matlamat adalah dengan menggunakan rangka kerja SMART ( S pecific, M easurable, Rujuk, berorientasikan, terintegrasi). (Perlu buku asas? Dapatkan taklimat tentang asas-asas di sini.) Dan ingat bahawa sementara matlamat harus khusus untuk peranan setiap orang, mereka juga harus jelas sejajar dengan matlamat organisasi supaya pekerja dapat melihat bagaimana prestasi mereka mempengaruhi seluruh pasukan.
Selepas mesyuarat, taipkan matlamat syarikat dan matlamat setiap pekerja, dan masukkannya dalam e-mel. Kakitangan anda akan menghargai mengetahui mereka bekerja dari salinan yang sama anda dan mereka akan mempunyai hala tuju yang jelas untuk diikuti sepanjang tahun.
Mac, Jun, dan September (Setiap 3 Bulan atau Bulanan)
Tunggu Mesyuarat Rakasa Sentuh
Pengurus sering panik mengenai meringkas dan memberi komen mengenai prestasi orang semasa ulasan, tetapi sebenarnya, tiada apa yang anda perolehi dalam mesyuarat tahunan itu harus menjadi maklumat baru. Sebaliknya, anda perlu menjejaki matlamat pekerja anda dan memberi mereka maklum balas sepanjang tahun. Sama ada anda lebih suka mendaftar masuk bulanan atau suku tahun, pra-jadual pertemuan ini pada awal tahun supaya mereka tidak dapat ditolak ke pembakar belakang.
Sebelum setiap mesyuarat, sediakan agenda ringkas. Anda harus menyemak matlamat tahunan pekerja, membincangkan harapan yang anda telah dijelaskan, dan alamat sebarang pertanyaan atau tugasan tambahan yang anda miliki. Sekiranya terdapat metrik suku tahunan atau kemas kini projek jangka panjang untuk semakan, kini masa untuk berbuat demikian.
Anda juga ingin meluangkan masa untuk memberi maklum balas setiap orang tentang prestasinya, termasuk menawarkan pujian di mana perlu dan menangani apa-apa isu yang sedang berlaku atau berpotensi. (Ya, ini adalah bahagian yang sukar.) Satu perkara yang saya dapati membantu ialah membingkai komen dari segi tingkah laku seseorang harus bermula , berhenti , atau terus : Mungkin anda ingin pekerja memulakan cc'ing anda pada e-mel pengurus lain, berhenti mengambil rehat makan tengah hari, atau teruskan bertukar projek sebelum tarikh akhir. Buat perbualan ini juga, dan minta setiap pekerja berkongsi idea dan soalannya sendiri.
Selepas setiap mesyuarat ini, buat nota untuk diri sendiri mengenai apa yang anda telah berbincang. Percayalah pada akhir tahun ini, anda akan gembira dengan nota-nota ini untuk membantu anda merumuskan tahun ini dan ingat apa yang anda telah berbincang dengan orang-orang di kuarters pertama.
Oktober / November (Dua Bulan Sebelum Semakan)
Tanya Pegawai Anda untuk Prep
Beberapa bulan sebelum tinjauan sebenar, jadilah tarikh untuk mesyuarat rasmi dengan setiap ahli pasukan. Pada ketika ini, anda juga harus meminta mereka untuk mula menyusun satu kompilasi hasil tahunan mereka. Mulakan dengan mana-mana borang rasmi syarikat anda mahu anda gunakan, atau buat sendiri, meminta setiap pekerja untuk membuat ringkasan tanggungjawab pekerjaan utama, kerja projek semasa, dan rekod matlamat dan pencapaian.
Ia juga boleh membantu setiap pekerja melengkapkan penilaian diri secara bertulis. Ini bukan sahaja membantu pekerja berasa seperti mereka mengatakan dalam proses, tetapi ia mencabar mereka untuk melihat dengan jujur tentang tingkah laku kerja mereka sendiri, yang berguna apabila bercakap mengenai prestasi mereka. Penilaian diri terbaik termasuk 6-10 soalan terbuka, seperti: Apakah prestasi yang anda bangga tahun ini? Di manakah anda jatuh dari jangkaan dan matlamat pasukan atau diri anda? Apakah kawasan anda untuk pertumbuhan dan bagaimana anda menangani mereka? Adakah terdapat perkara yang boleh dilakukan oleh pengurus anda untuk menyokong perkembangan dan kejayaan anda?
November (enam minggu sebelum semakan)
Prep Yourself as a Manager
Dalam masa yang sama, anda perlu menghabiskan bulan sebelum tinjauan menyusun nota dan keputusan anda sendiri untuk setiap pekerja. Mula mengumpul kedua-dua ukuran kuantitatif prestasi pekerja, seperti laporan jualan, rekod panggilan, dan laporan tarikh akhir, serta langkah kualitatif, yang boleh memasukkan maklum balas daripada pelanggan dan pelanggan atau pemerhatian peribadi anda. Tarik balik nota-nota yang anda ambil sepanjang tahun dalam mesyuarat sentuhan anda juga.
Satu alat umum ialah ulasan 360 darjah, yang berdasarkan penilaian diri pekerja dan ulasan rakan sebaya, serta maklum balas yang unggul dan bawahan. Anda boleh mencari versi yang sangat mudah di HowsMyWork.com atau versi yang lebih luas di Inc.com. Jangan teragak-agak untuk menyesuaikan template ini untuk memenuhi keperluan anda sendiri.
Semasa anda mengkaji semula keputusan, tanyakan kepada diri sendiri perkara berikut: Adakah orang ini memenuhi matlamatnya, harapan anda, dan petunjuk kejayaan syarikat? Jika tidak, mengapa-dan bolehkah anda mengubahnya? Jika ya-ada ganjaran, pengakuan, atau projek-projek yang lebih besar yang boleh anda berikan untuk mengukuhkan penghibur bintang anda? Di sinilah bonus masuk!
Disember (1 Bulan Sebelum Kajian)
Sediakan Dokumentasi Anda
Sebaik sahaja anda telah melakukan semua penyelidikan anda, sudah tiba masanya untuk menyusun penilaian diri setiap pekerja, semua maklum balas luar dan apa-apa data yang berkaitan-menggunakan maklumat ini untuk menyediakan borang penilaian, surat bertulis menerangkan maklum balas anda, dan titik bercakap untuk wajah anda- perbincangan bersemuka.
Pertama, perhatikan format atau struktur yang anda mahu gunakan. Anda mempunyai kelonggaran di sini, tetapi memilih struktur yang kedua-duanya terasa komprehensif dan akan membantu pekerja anda mengikuti. Sebagai contoh, anda boleh menyusun semula semakan mengenai matlamat yang anda tetapkan bersama, bercakap melalui mereka satu demi satu, atau sekitar projek utama pekerja, pergi projek demi projek dan membincangkan matlamat yang relevan semasa anda pergi.
Kemudian, tidak kira apa format yang anda pilih, anda perlu mengenal pasti kedua-dua bidang untuk pengesahan dan dorongan serta apa-apa bidang kebimbangan (atau, kawasan di mana pekerja boleh terus berkembang). Untuk setiap kategori, pilih 2-3 kawasan utama untuk memberi tumpuan, supaya perbualan anda akan berasa substantif, namun terfokus. Membangunkan mata bercakap yang disokong oleh data yang anda kumpulkan, kemudian, untuk setiap titik, masukkan ringkasan harapan masa depan anda dan perkara tindakan yang berkaitan dengan matlamat ini. (Pekerja-pekerja terutama pekerja-pekerja yang baik-kebencian yang keluar dari ulasan berasa seperti mereka tidak mendapat apa-apa daripada itu, atau seperti mereka tidak pasti apa yang perlu dilakukan seterusnya. Jadi, walaupun dalam bidang-bidang di mana seseorang melakukan yang baik, anda harus berfikir mengenai langkah seterusnya dan matlamat masa depan atau "meregangkan".)
Dengan semua sumber-sumber ini, anda akan bersedia untuk mempunyai perbualan yang bermakna dengan setiap ahli pasukan anda.
Akhir Disember
Pegang Mesyuarat Semakan Dalam Orang
Sekarang, sudah tiba masanya untuk duduk dengan pekerja anda untuk semakan rasmi. Ini adalah sebahagian daripada proses yang paling mencabar, tetapi ia juga yang paling penting. Oleh itu, tunggu untuk bahagian seterusnya dari siri kami, di mana anda akan belajar bagaimana untuk menjalankan semakan-termasuk wawasan tentang menangani jenis keperibadian yang berbeza dan berkesan mendapatkan maklum balas.
