Adakah anda pernah merasa seperti anda menjerit ke dalam lubang hitam apabila anda menghantar e-mel atau meninggalkan mel suara untuk seseorang? Anda meletakkan permintaan anda ke alam semesta-dan kemudian duduk di meja anda dengan jari anda menyeberang, dengan harapan mendapat sambutan yang tepat pada masanya.
Terima kasih kepada tugas saya di dunia PR, saya telah melihatnya apabila datang kepada mesej yang tidak dijawab. Saya telah menguruskan surat-menyurat dengan pelanggan Ketua Pegawai Eksekutif (aka yang sentiasa sibuk), eksekutif dan pasukan undang-undang pelanggan klien saya (aka orang-orang yang berfikir saya tidak penting), dan media (aka orang-orang yang tidak mahu berurusan dengan orang PR). Dan di sepanjang jalan, saya telah belajar banyak tentang cara mendapatkan jawapan apabila anda memerlukannya.
Tidak kira punca penangguhan itu, berikut adalah beberapa tip untuk mendapatkan orang yang sibuk (dan ya, menjengkelkan) responden perlahan untuk memberi perhatian.
Buat Sambungan
Pertama sekali, apabila anda berhubung dengan orang lain, anda mesti memberi alasan kepadanya untuk membantu anda.
Mulakan dengan mengelakkan kesilapan yang dengan serta-merta memutuskan sambungan penerima. Ejaan nama salahnya adalah contoh yang baik: Saya tahu ia asas, tetapi saya tidak dapat memberitahu anda berapa banyak e-mel yang saya dapat untuk Ashely atau Ashleigh-dan ketika saya melakukannya, saya mendapati diri saya terganggu dan tidak mungkin bertindak balas dengan cepat. Juga, cuba jangan terdengar seperti padang jualan (sebagai contoh, "Saya ingin bercakap dengan anda tentang …") - tiada siapa yang mahu berurusan dengannya.
Sebaliknya, ambil perhatian kenalan anda dengan membuat segala yang berkaitan dengannya. Saya suka kata segala yang mungkin dengan "anda" - sebagai contoh, bukannya berkata, "Saya memerlukan anda untuk melihat borang ini, " katakan, "Pelanggan anda memerlukan kelulusan borang-borang ini." Ia adalah helah yang mudah tetapi berkesan.
Anda juga boleh merayu kepada orang dengan bermain ke keperibadian atau butang panas mereka. Sebagai contoh, seseorang yang mempunyai sedikit ego mungkin akan bertindak balas dengan sebaiknya dengan pengakuan betapa pentingnya dia (mis., "Saya menyedari betapa pentingnya masa anda, jadi saya cadangkan kita mendapat panggilan selama 10 minit untuk berbincang kajian kes. ").
Jadikannya Mudah Menjawab Pantas
Walaupun kenalan anda berminat untuk membantu, seseorang yang sibuk tidak akan mempunyai masa untuk mengalir melalui e-mel yang berbelit atau mendengar suara mel suara yang panjang. Jadi, pastikan anda menyelaraskan mesej anda dan memudahkannya untuk membalas dengan cepat dengan menggunakan taktik berikut.
Mempunyai Talian Subjek Informatif
Gunakan baris subjek anda untuk menunjukkan keperluan anda segera dan membantu penerima mengutamakan permintaan anda. Bermula dengan sesuatu seperti, "Untuk Semakan, " "Memerlukan Maklum Balas, " atau "Tolong Beri Balas pada hari Selasa, " adalah cara yang cepat untuk membuat jangkaan anda jelas dari get-go.
Dapatkan lurus ke titik
Jangan menghabiskan banyak masa dalam mesej anda dengan maklumat atau maklumat yang tidak relevan. Bersikap sopan dengan cepat, "Harap pagi ini merawatmu dengan baik, " kemudian menyelami pengenalan dan alasan untuk memuaskan penerima. Simpan ini mudah juga (contohnya, "Pelanggan kami X dan saya bekerja bersama pada Y, dan saya dimaklumkan bahawa anda adalah kenalan terbaik untuk Z").
Berikan Tuntutan Tertunda
Untuk menghalang e-mel atau mel suara anda daripada dimasukkan ke dalam timbunan "setiap kali saya melakukannya, " tanya soalan khusus atau berikan item tindakan, dan berikan garis masa untuk apabila anda lebih suka maklum balas. Dengan projek dan pelanggan tertentu, saya telah berjaya dengan menyatakan, "Sila berikan maklum balas pada hari Jumaat. Pada masa itu, saya akan mengemas kini dan menghantar dokumen ini ke seluruh pasukan untuk semakan. "Ia adalah cara yang bagus untuk menyiratkan, " Jika anda tidak dapat melakukannya pada waktunya, anda telah kehilangan kata-kata anda dalam perkara ini . "
Sediakan Cadangan
Jika anda mencari jawapan kepada soalan atau resolusi kepada sesuatu isu, selalu berikan beberapa pilihan yang berbeza dan cadangan anda. Dengan melakukan ini, orang yang anda hubungi perlu memikirkannya dengan kurang dan boleh bertindak balas dengan cepat "Ya, cadangan anda baik-baik saja, " atau "Mari pergi dengan pilihan # 1."
Ikuti secara Pintar
Oleh itu, anda telah mempermudahkan penerimaan penerima anda, dan anda masih tidak mendapat jawapan. Bagaimana sekarang? Ia adalah masa untuk susulan. Ia boleh menjadi sukar untuk keseimbangan yang berguna dan menjengkelkan pada peringkat ini, tetapi mungkin dilakukan dengan mengikuti komunikasi yang betul.
Selepas e-mel awal anda, masa tindak lanjut yang masuk akal mengikut tarikh akhir anda. E-mel ini harus memasukkan e-mel asal anda dengan kalimat pendek di atas mengingatkan kenalan anda tentang permintaan asal dan tarikh akhir. Juga, pastikan untuk menyambung semula bahan-bahan yang diperlukan.
E-mel kedua dan anda masih tidak mendapat respons? Masa untuk panggilan telefon. (Tunggu sekurang-kurangnya 24 jam selepas menghantar e-mel susulan, kecuali jika anda benar-benar memerlukan sesuatu lebih awal.) Sama ada anda mendapatkan orang di telefon atau meninggalkan mel suara, ringkas. Ingatkan dia tentang e-mel asal, siapa anda, dan apa yang anda perlukan.
Tidak kira bagaimana anda menindaklanjuti, sentiasa pergi dengan langkah seterusnya yang berada di tangan anda- "Saya akan menindak lanjut semula esok, " atau "Jika saya tidak mendengar dari anda pada penghujung hari, saya akan menjadi menggabungkan keseluruhan maklum balas pasukan dan menghantar kepada pelanggan. "
Dan pastikan untuk menjejaki semua percubaan untuk menghubungi orang-orang yang merujuk mereka boleh membantu menunjukkan keberkesanan anda dan boleh membuktikan berguna jika anda terpaksa mengemukakan cadangan untuk membantu anda.
Tarik Out Gun Besar
Atas nota itu, jika anda telah cuba berhubung dengan seseorang berkali-kali tanpa faedah, cuba menyalin pihak lain atas permintaan anda. Balas ke e-mel asal anda (sekali lagi), tambahkan "Hanya mahu masuk pada e-mel di bawah. Adakah anda mempunyai peluang untuk …? "Dan menyalin bos anda, pelanggan, atau sesiapa sahaja yang anda fikir akan memacu dia bersama-sama. Ia bukan perkara kegemaran saya untuk dilakukan, dan anda boleh mengganggu penerima sedikit, tetapi ia pasti akan memberikan respons kepada anda.
Pilihan terakhir anda ialah untuk mencari kenalan lain yang boleh menjawab soalan anda atau menolak penerima asal untuk bertindak balas. Ini boleh menjadi hubungan dalaman dengan siapa anda mempunyai hubungan yang baik atau seseorang dengan lebih banyak kuasa. Kaveat: Apabila menjangkau keadaan ini, anda tidak mahu menyalahkan hubungan asal. Sebaliknya, bingkai sebagai, "Saya perlu mendapatkan ASAP ini-bolehkah anda membantu saya?"
Siapakah yang mengetahui e-mel atau mel suara mungkin sangat rumit? Tidak kira apa industri anda berada, korespondensi dengan orang lain hampir selalu menjadi keperluan dan, malangnya, pokes yang perlahan akan sentiasa wujud. Tetapi dengan tips ini, anda harus dapat mendapatkan respons yang anda perlukan pada masa yang tepat (atau, sekurang-kurangnya, pada satu ketika). Sekarang pergi ke sana dan dapatkan beberapa jawapan!
