"Jangan semak e-mel anda!"
Anda telah mendengarnya sebelum ini, dan anda akan mendengarnya lagi sebagai cara untuk meningkatkan produktiviti anda dan berhenti menjadi hamba ke peti masuk anda.
Jelas sekali, itu lebih mudah dikatakan daripada dilakukan. Ramai di antara kita menerima beratus-ratus e-mel setiap hari (walaupun jam!), Menjadikannya lebih sukar untuk menjauhkan diri dari menjawab jam tertentu.
Walau bagaimanapun, sains kini menyokong tanggapan bahawa anda benar-benar perlu turun dari akaun e-mel anda untuk menjadi lebih produktif pada semua yang anda lakukan. Dalam sekeping New York Times , Daniel J. Levitin, seorang profesor di McGill University, membincangkan karyanya dengan kolaborator Vinod Menon. Kedua-duanya mendapati bahawa disebabkan oleh litar otak, manusia sentiasa beralih antara dua keadaan kesedaran: sama ada tugas positif (aktif memberi tumpuan kepada tugas di tangan) atau tugas-negatif (mengembara atau melamun). "Seesawing" terlalu pantas antara kedua-dua rangkaian ini boleh meninggalkan otak anda berasa "pening" dan tidak dapat melakukan apa-apa kepada negara. Dan adakah anda kemungkinan besar berada dalam keadaan keliru ini? Apabila anda berada di media sosial atau melayari web.
Lebih menarik lagi, kedua-dua mendapati bahawa sains menyokong nasihat lama: Anda benar-benar tidak banyak dilakukan apabila anda menyemak e-mel sepanjang masa. Mengapa? Kerana gangguan itu menekankan keupayaan anda untuk benar-benar mengasah pada satu keadaan fikiran atau yang lain.
Levitin menulis, "Satu e-mel yang anda tahu sedang duduk di sana, belum dibaca, mungkin sumber daya terpenting seperti otak anda terus memikirkannya, mengganggu anda daripada apa yang anda lakukan. Apa yang ada di dalamnya? Siapa? Adakah berita baik atau berita buruk? Lebih baik meninggalkan program e-mel anda daripada mendengar ping tetap dan tahu bahawa anda mengabaikan mesej. "
Apakah penyelesaian Levitin dan Menon untuk menjawab e-mel tetapi tidak membiarkannya mengambil alih hidup anda? Rawatinya seperti mana-mana projek atau tugas individu lain, dan mengetepikan masa tertentu untuk e-mel pada hari anda. Dan jika itu terdengar sukar (penagih e-mel bersatu!), Berikut adalah beberapa cara mudah untuk mendapatkan diri anda dari peti masuk anda dan menjadualkan masa menjawab e-mel yang sebenar.
1. Matikan Pemberitahuan Tekan
Sebagai Levitin membayangkan di dalam artikelnya, tolong pemberitahuan pemberitahuan pada telefon anda sehingga kecemasan anda meninggalkan e-mel yang tidak dijawab (selepas semua, mendengar ping itu setiap lima saat mengganggu). Jadi, ambil semula kawalan. Lumpuhkan pemberitahuan push anda, dan semak periksa e-mel anda apabila anda sudah bersedia untuk melakukan sedikit masa.
2. Hidupkan E-mel Off
Jika anda masih menyemak e-mel terus pada telefon anda, hanya ambil akaun e-mel anda sama sekali supaya anda tidak tergoda untuk menyelinap mengintip cepat di antara mesyuarat atau semasa makan tengah hari perniagaan.
3. Blok Masa
Seperti mana-mana projek lain atau mesyuarat biasa, hamburkan masa setiap hari untuk menghabiskan e-mel menjawab tanpa gangguan. Letakkan pada kalendar anda dan teruskan pada setiap masa yang anda dedikasikan untuk menghantar e-mel kepada menjawab.
Di samping itu, dapatkan rutin masa e-mel anda, dan sediakan seperti yang anda lakukan untuk mesyuarat atau projek. Tutup tab dan dokumen untuk projek lain. Melekat pada fon telinga anda dan dengarkan senarai main e-mel tertentu yang disokong. Pastikan anda mengulangi langkah anda setiap kali.
4. Pasang Aplikasi Pengurusan
Sebaik sahaja anda mempunyai jadual e-mel biasa anda, pastikan ia sebagai produktif dan cekap yang mungkin. Pasang aplikasi seperti Peti Mel (yang menjadikan peti masuk anda lebih mesra pengguna) atau Permainan E-mel (yang mencabar anda untuk mendapatkan e-mel yang tidak terjawab secepat mungkin). Lebih efisien anda menjadi, semakin banyak anda akan dapat memaksimumkan masa anda.
Khawatir orang akan marah dengan anda kerana tidak tersedia melalui e-mel 24/7? Apabila mereka melihat bagaimana produktif anda, ia mungkin tidak penting sedikit. Dan jika semuanya gagal, beritahu mereka itu sains.
