Semua orang berada di sana: Anda mendapat e-mel yang membuat anda melakukan double take. Pasti, orang lain jelas kecewa atau marah, tetapi anda masih dijangka menjawabnya. Apakah yang patut awak buat? Bagaimana anda menjawab?
Perkhidmatan pemesejan pejabat dan teks dalam pejabat tentu saja semakin popular, email masih merupakan alat komunikasi yang paling penting dan digunakan secara meluas di tempat kerja-sehingga keupayaan Anda menggunakannya dengan cara yang paling profesional mungkin sangat penting. Ini bermakna bahawa bagaimana anda bertindak balas dalam situasi yang dinyatakan di atas mempunyai potensi untuk memberi kesan positif atau negatif kepada kerjaya anda. Walaupun anda fikir anda hanya bertindak balas dalam nada yang sama.
Ya, saya tahu bahawa profesional tetap pada setiap masa lebih mudah dikatakan daripada dilakukan. Menjawab e-mel di tempat kerja adalah seni dalam dan dari dirinya sendiri, dan menanggapi mesej emosi membawanya ke tahap yang lain.
Panduan ini akan membimbing anda melalui respons anda supaya anda dapat mengelakkan konflik dan menyelesaikan tugas anda.
Langkah 1: Ambil Cuti
Anda mungkin ingin membaca semula e-mel yang anda terima untuk memastikan anda mendapatnya dengan betul-anda boleh melakukannya-tetapi jangan mula menaip jawapan sekarang. Rakan, bos, atau pelanggan anda membiarkan emosinya menentukan apa yang dia tulis. Jangan ulangi kesilapan ini. Ambil rehat dan biarkan emosi anda menjadi sejuk.
Salah satu kelebihan e-mel adalah bahawa anda tidak perlu menjawab dengan serta-merta. Kadang-kadang sesuai untuk mengambil masa untuk menyuarakan tindak balas! Leverage it. Walaupun anda merasa ketegangan, dan pihak lain sedang menunggu jawapan anda-anda pasti mempunyai sekurang-kurangnya beberapa minit. Bangun dari meja anda, keraskan minda anda, dan mempunyai makanan ringan atau segelas air. Ia akan membantu anda mengelakkan tindak balas lutut.
Langkah 2: Jangan Lompat ke Kesimpulan
Jujur: Adakah anda bertindak balas dengan cara anda kerana anda sedang membaca di antara garis? Apabila anda berhadapan dengan e-mel yang terlalu emosional, anda mungkin berfikir anda merasakan kemarahan atau kekecewaan seseorang yang memancar melalui skrin. Dan anda akan merasa terdorong untuk mengandaikan bahawa ada lebih banyak lagi bahawa hanya apa yang ada di sana.
Walau bagaimanapun, anda tidak seharusnya meneka apa yang dimaksudkan oleh pihak lain. Menilai niat orang lain berdasarkan beberapa ayat (dan melalui penapis otak anda sendiri dan cara anda berkomunikasi) adalah idea yang tidak baik.
Menentang godaan untuk melompat ke sebarang kesimpulan. Cuma baca perkataan itu, terima maklumat itu, dan bersiaplah untuk memberikan respons profesional.
Langkah 3: Pastikan ia pendek
Mengingati kemungkinan salah tafsir, ingat bahawa tugas anda adalah untuk memberikan jawapan yang tepat-dan tidak lebih. Forgo menjalin tanggapan terhadap apa yang dimaksudkan oleh orang lain.
Struktur e-mel anda untuk membawa hanya satu mesej utama. Ini tidak bermakna ia hanya terdiri daripada satu ayat, tetapi ini bermakna bahawa jika seseorang mengkritik persembahan anda dan meminta salinan statistik yang anda sebut, anda menyatakan tindak balas anda di sekitar menyediakan statistik (dan tidak mempertahankan kelayakan anda ).
Dengan cara ini, anda boleh yakin bahawa pihak lain akan membaca maklum balas anda dan akan memahaminya dengan tepat seperti yang anda maksudkan. Perkara terakhir yang anda mahukan ialah mempertahankan diri hanya untuk mengetahui bahawa rakan sekerja anda tidak, sebenarnya, mengkritik anda; tetapi dia hanya mengungkapkan maklum balasnya dengan canggung.
Langkah 4: Jadilah Langsung
Ini umumnya adalah idea yang baik untuk mengelakkan sindiran dan ironi dalam e-mel kerja anda-terutama jika keadaan sudah terasa hangat. Kadang-kadang anda boleh mempertimbangkan bercanda untuk melegakan ketegangan, tetapi pelan ini dengan mudah boleh menjadi bumerang.
Perlu diingat bahawa pembaca tidak akan dapat melihat ekspresi wajah atau gerak isyarat anda dan mungkin sangat salah menafsirkan anda. Oleh itu, simpan tanda dagangan anda untuk perbualan bersemuka-dan untuk pertukaran yang kurang jelas.
Langkah 5: Minta Bantuan
Jika e-mel anda tidak sulit maka sesuai untuk meminta pertolongan. Mungkin rakan sekerja anda mengetahui lebih baik bagaimana menangani bos yang marah anda, atau pengurus anda dapat membantu anda mencari pendekatan yang tepat untuk klien keliru anda.
Sekali, bos saya dapat menafsirkan e-mel yang saya terima daripada salah seorang pelanggan kami kerana dia mengenalinya dengan baik. Dia meyakinkan saya bahawa saya tidak patut mengambil respons sendiri, kerana ada faktor lain yang terlibat. Selepas itu, saya dapat bertenang dan menulis respons yang sesuai.
Apabila anda menerima email yang marah, jangan tersinggung. Orang menghantar mesej emosi apabila mereka tidak berpuas hati dengan sesuatu, atau merasa kecewa, atau bahkan keliru. Anda harus beroperasi di bawah andaian bahawa ia tidak ada kaitan dengan anda secara peribadi-jadi ini bermakna anda tidak boleh membiarkan nada itu mengalihkan perhatian anda daripada melakukan pekerjaan anda dan bertindak secara profesional.
