Anda mengangguk apabila semua orang di sekeliling anda bercakap tentang cara mereka mencapai peti masuk sifar. Tetapi dengan jujur, anda tidak pernah merasa seperti anda sampai ke sana.
Dan dalam pertahanan anda, itu kerana anda menerima mesej yang memerlukan respons yang panjang atau bijak. Seseorang meminta pendapat anda, dan anda ingin meluangkan masa untuk merumuskannya. Atau ada lampiran lima halaman untuk semakan anda-jadi anda perlu menyemaknya. Atau anda mahu memberi maklum balas anda dengan cara tertentu dan ingin menunggu sehingga anda segar.
Penyelesaian standard untuk keadaan ini semua jenis menghisap. Anda boleh "mengesahkan resit, " tetapi itu kedengarannya terlalu formal, dan tidak memberitahu apabila orang lain akan memberi anda nota yang secara kasar diterjemahkan, "Dan …?" Anda boleh meninggalkan auto-responder pada 24-7, tetapi yang mungkin bukan gaya anda-dan anda masih tidak memberikan jawapan tertentu. Atau, anda hanya boleh mengambil masa anda, tetapi anda akan meninggalkan orang lain yang tertanya-tanya dan menunggu.
Terdapat satu helah yang baru-baru saya jatuh ke dalam yang telah menyelesaikan masalah ini untuk saya. Saya berhasrat untuk menjawab dalam tempoh 24 jam (jika tidak lebih awal), dengan garis yang membelikan saya sedikit masa. Ia memuaskan hati orang lain yang saya berada di atasnya, memberi saya masa untuk menindaklanjuti apabila ia berfungsi mengikut jadual saya, dan membuat saya lebih hampir dengan peti masuk sifar. Berikut adalah tiga kegemaran saya.
1. "Saya akan Sentuh dalam Kira-kira"
Saya mempunyai bekas bos yang selalu menekankan pentingnya menguruskan jangkaan. Memaklumkan orang di bahagian depan membolehkan anda melangkau kekeliruan dan kekecewaan. Dan cara terbaik untuk melakukannya ialah-dalam kata-kata pepatah-bawah-janji yang popular, lebih-menyampaikan.
Jika anda hanya menunggu seminggu untuk kembali kepada seseorang, dia akan menganggap anda menganggapnya sebagai keutamaan yang rendah-dan itu tidak membuat sesiapa berasa baik. Walau bagaimanapun, jika anda menulisnya kembali serta-merta menjelaskan apabila anda akan berhubung, nampaknya ia sangat penting bagi anda untuk memberikan garis masa secepat mungkin.
Dengan menetapkan jangkaan apabila dia dapat mengharapkan tindak balas yang menyeluruh, anda sedang bijak. Dan jika anda mengalahkan tarikh itu, anda tidak lagi orang yang mengambil masa lima hari untuk menjawab: Anda adalah orang yang mengatakan dia akan memerlukan seminggu tetapi menjawab dua hari lebih awal.
2. "Saya Menolak Terhadap Masa Hadapan"
Apabila anda meletakkan permintaan, orang sering ingin tahu mengapa. Fikirkannya: Jika seseorang berhenti di meja anda untuk mencetuskan idea, dia mungkin akan dibuang jika anda berkata "tidak" dan kemudian kembali ke papan kekunci anda. Tetapi dia kurang cenderung untuk tersinggung jika anda memberitahu dia bahawa anda tidak boleh kerana anda sedang sibuk mempersiapkan mesyuarat (atau beberapa alasan lain yang sah, seperti membungkus projek sebelum percutian anda).
Jawapan ini mengikuti logik yang sama. Dengan berkongsi apa yang ada di pinggan anda, anda mungkin membuat sambungan anda berempati dengan beban kerja anda. Dia akan tahu bahawa anda tidak mengabaikannya; Sebaliknya anda sibuk dan memerlukan beberapa hari sebelum anda boleh memberi e-mel kepadanya perhatian penuh anda.
Saya cuba pendekatan ini dan mendapati orang-orang menghargai bahawa saya mengambil masa untuk kembali ke keadaan seperti ini. Daripada mengecewakan atau menghantar e-mel kepada saya lagi satu atau dua hari kemudian mencari tindak balas, mereka berharap saya mendapat nasib baik dan memberitahu saya untuk menyemak semula ketika ia bekerja untuk saya.
3. "Saya Ingin Lari Itu oleh Pelajar yang Keluar dari Pejabat"
Ini adalah satu lagi baris yang saya terjumpa hanya dengan mengatakan kebenaran. Kebanyakan pasukan saya keluar dari pejabat beberapa minggu lalu, jadi saya terpaksa menangguhkan apa jawapan yang memerlukan maklum balas atau kelulusan dalaman.
Daripada bertindak balas seperti yang saya berikan kepada mereka jalan-jalan, orang-orang sekali lagi memahami. Kita semua mempunyai hari kerja apabila tangan kita terikat, dan kerana anda telah berkongsi bahawa anda tidak dapat mempercepatkan balasan anda, tidak ada alasan untuk orang lain menekan anda untuk menulis semula.
Menjawab e-mel pada masa yang tepat adalah berbaloi untuk semua orang yang terlibat. Ia membantu anda membersihkan peti masuk anda, dan membantu orang lain mendapatkan apa sahaja maklumat yang dia perlukan. Dan sementara mungkin tidak selalu dapat memberi respons penuh, hampir selalu mungkin untuk mengatakan sesuatu. Oleh itu, langkau jawapan yang setengah berfikir atau bergegas dan pilih satu baris yang akan membelikan anda sedikit masa. Ia akan membuat hubungan anda berasa seperti anda benar-benar peduli, dan ia akan membolehkan anda untuk mengambil masa yang anda perlukan untuk melakukan kerja yang baik.
