Ia adalah musim panas yang indah pada pagi Jumaat, dan anda diletakkan untuk percutian awal dari pejabat. Kemudian anda semak peti masuk anda dan mengkritik. Mungkin bersumpah. Di sana-tajuk mesej berwarna merah, titik seru menandakan ia mendesak. Impian anda pada jam selamat Jumaat yang cerah di pantai mencair apabila anda membaca permintaan yang diperlukan pada hari ini.
Kita semua ada di sana. Gerakan jarum api yang ditakuti untuk pencerobohan yang tidak dirancang, tidak dijangka, tinggi tenaga ke dalam hari Jumaat yang damai anda. Kerana mari hadapi, latihan api tidak pernah berlaku pada masa yang baik, bukan?
Keadaan-keadaan yang mendesak ini bukan sekadar memakan rancangan anda untuk pergi lebih awal pada petang Jumaat-mereka juga sering merobek senarai tugasan anda yang lain. Secara tiba-tiba, anda telah menghabiskan sepanjang hari di satu gerudi api, manakala tanggungjawab anda yang lain jatuh di tepi jalan. Bagaimanakah anda menyimpannya bersama dan terus berada di landasan ketika bom ini jatuh pada produktiviti anda?
Tidak kira di mana anda bekerja, kecemasan ini pasti akan menjadi sebahagian daripada kehidupan kerja. Gunakan petua ini untuk mendekati mereka dengan perspektif baru, supaya anda dapat meneruskannya dengan lebih cekap dan pulih lebih cepat-dan idealnya, elakkan mereka di masa depan.
Jelaskan Tugasan
Tiada apa-apa yang lebih buruk daripada mengoyakkan tugasan kebakaran dan kemudian diberitahu, "Itu bukan apa yang saya mahu."
Apabila anda bergerak dengan cepat, anda sering lupa untuk bertanya soalan yang akan memberikan niat yang jelas untuk apa yang anda sepatutnya disampaikan. Dan, apabila pengurus anda panik, dia mungkin juga tidak 100% jelas. Menanya soalan-soalan seperti berikut-boleh menjimatkan banyak masa anda:
-
Apakah masalah yang kami cuba selesaikan? Ini akan membantu anda memperjelaskan bagaimana keputusan akhirnya. Sebelum anda melangkah masuk, anda ingin memastikan bahawa kerja anda akan menangani isu ini.
-
Apakah penyerah tepat yang perlu kita sediakan? Adakah anda dijangka menghasilkan slaid, spreadsheet, naratif, atau sesuatu yang lain?
-
Apa yang memandu keperluan untuk menyelesaikannya pada 4 petang? Bos anda mungkin mahu melihatnya pada jam 4 petang-walaupun ia tidak sampai pertengahan minggu depan-supaya dia mempunyai masa untuk memikirkannya. Sekiranya itu berlaku, ia boleh membuka tingkap untuk merundingkan semula garis masa.
-
Apakah pilihan lain yang kita ada? Mungkin kerja telah dilakukan yang boleh ditarik balik dan dikemas kini, bukannya membuat sesuatu dari awal.
-
Apakah maklumat tambahan yang perlu kita lakukan untuk menyelesaikannya? Sebaik sahaja anda mengetuai tugasan segera, fikirkan siapa lagi yang anda perlukan untuk menarik, kemudian dapatkannya dengan siap sedia. Panggil Megan dalam perakaunan dengan kepala sehingga anda memerlukan nombor, atau hubungi Dorinda dalam khidmat pelanggan untuk memberitahunya bahawa dia perlu mengambil data tinjauan terkini.
- Apakah kos peluang untuk mengalihkan semua orang ke gerudi kebakaran ini? Biarkan seseorang tahu apa yang akan jatuh dari pinggan anda hari ini kerana perkembangan ini. Ini akan membantu anda menentukan sama ada gerudi api benar-benar menjadi keutamaan anda, atau jika satu lagi projek anda perlu perhatian anda.
Merundingkan semula garis masa
Saya pernah bekerja untuk seorang pengurus yang bertekad untuk menyerahkan kepada eksekutif. Jika dia mempunyai tiga hari untuk mengubah sesuatu, dia akan menuntut kami melepaskan segala-galanya dan melakukannya dalam beberapa jam. Walaupun pemulihan yang cepat ini hanya dimaksudkan untuk menarik perhatian orang yang lebih tinggi, itu malangnya bermaksud latihan kebakaran untuk orang lain.
Sekiranya anda rasa ini mungkin berlaku, perbualan dengan bos anda. Lihat jika anda boleh merundingkan garis masa supaya ia tidak menjadi masalah produktiviti yang lengkap, tetapi masih dilakukan dengan cara yang membuatnya kelihatan seperti bintang rock. Sekiranya anda boleh membeli sendiri walaupun hanya 24 jam tambahan, ia membuat gerudi lebih menawan, sementara masih memberi anda masa untuk menghadiri kerja awal anda yang dirancang.
Jangan Tembak untuk Kesempurnaan jika "Pas Pertama" Akan Lakukan
Pada karier awal saya, latihan kebakaran adalah pembunuh kerana saya terobsesi kerja untuk memastikan ia benar-benar sempurna. Kemudian-selepas saya menghabiskan beberapa pusingan membina semula-saya menyedari bahawa latihan api sering hanya memerlukan "pas pertama" atau draf awal yang kasar.
Sebelum anda mula bekerja pada gerudi api, periksa untuk melihat di mana kerja akan berakhir apabila anda selesai dengannya. Sekiranya bukan untuk seorang eksekutif atau pelanggan (belum), jangan teragak-agak untuk mencubanya. Latihan kebakaran sering membenarkan lulus pertama pada sesuatu yang boleh disemak dan disempurnakan pada masa yang akan datang.
Pulihkan Cepat
Latihan kebakaran boleh membuang kursus dari apa yang anda kerjakan, walaupun selepas anda berurusan dengan kecemasan. Untuk membuat anda kembali ke landasan dengan cepat, sentiasa simpan senarai tugasan yang dapat dilihat dan masa nyata di tangan. Bergantung pada cara anda bekerja dengan baik dan apa jenis tablet atau telefon pintar yang anda gunakan, periksa aplikasi seperti todoist, Google Keep, Any.do, Wunderlist, atau HabitRPG untuk menjejaki tugas anda yang cemerlang.
Semasa anda berurusan dengan latihan kebakaran, gerakkan item ke atas atau ke bawah senarai anda bergantung pada apa yang masih ada masa untuk dicapai. Ini akan membantu anda berasa produktif walaupun kehilangan sedikit masa.
Ia juga berguna untuk mempunyai beberapa hacks produktiviti yang cuba-dan-benar dalam poket belakang anda untuk membantu anda mendapatkan momentum anda kembali dengan cepat. Contohnya, mungkin anda menggunakan kaedah Pomodoro untuk menetapkan pemasa selama 25 minit, kemudian batch semua tugas penting yang berkaitan dengan e-mel anda. Kemudian lakukan perkara yang sama untuk panggilan telefon, maka perkara yang sama untuk persediaan untuk mesyuarat anda pada minggu depan. Dengan mengumpul dan membajak melalui tugas-tugas yang sama, anda akan mendapatkan semula perasaan anda untuk melakukan perkara-perkara yang dilakukan walaupun latihan kebakaran.
Mengendalikan Kajian Selepas Tindakan
Selepas asap kiasan telah dibersihkan, sementara ingatan semua orang segar, berbual dengan pasukan anda tentang apa yang berlaku dan mengapa. Adakah pasukan itu mempunyai tempat buta? Adakah perancangan yang kurang baik itu menjadi kecemasan semua orang? Adakah ia sesuatu yang boleh dielakkan?
Untuk mengelakkan latihan api pada masa akan datang, pasukan anda perlu mengetahui apa yang berlaku dan mengetahui apa yang boleh anda lakukan untuk mengelakkannya daripada berlaku pada masa akan datang.
Mempunyai Perbualan Dengan Boss Anda
Sekiranya terdapat pola latihan kebakaran yang konsisten di pejabat anda, sudah tiba masanya untuk perbualan yang berbeza. Pertimbangkan untuk menggalakkan bos anda untuk meneliti corak dan melihat apa yang dia boleh lakukan untuk mengurangkan kekerapan.
Fakta dan langsung: "Carmen, dalam tiga minggu terakhir kami mempunyai tujuh latihan api yang menarik pasukan dari keutamaan penting. Akibatnya, penghantaran kami di projek ABC telah tergelincir, dan itu tidak kelihatan baik untuk kami atau untuk anda. Apa yang boleh kita lakukan untuk mengurangkan kebergantungan ini ke atas kecemasan dan membina beberapa kerja ini ke dalam pelan tetap kita? "
Dengan menunjukkan kekerapan dan kos latihan ini, anda mungkin dapat mewujudkan tahap kesedaran baru. Dan dengan melakukan strategi pemulihan, anda tidak akan merasa seperti anda menghabiskan sepanjang hari menekankan tentang apa yang tidak anda lakukan.
