Seperti anda, saya seorang profesional yang sibuk. Oleh itu, saya sentiasa mencari strategi pengurusan masa baru untuk menilai dan memperbaiki cara saya menghabiskan hari saya.
Dalam wawancara baru-baru ini dengan Slate , Dave Gilboa, pengasas bersama dan Ketua Pegawai Eksekutif bersama Warby Parker, berkongsi teknik hebat yang berfungsi sebagai alat refleksi dan dorongan untuk tindakan masa depan:
Dan pada akhir setiap minggu saya cuba melihat kalendar saya dan mengkaji semula semua mesyuarat yang saya telah minggu itu dan menarafkan mereka sifar, satu atau dua. Zero bermakna ia adalah masa penggunaan yang sangat buruk dan, jika saya terpaksa melakukannya sekali lagi, saya tidak akan menghadiri mesyuarat itu sama sekali. Dua adalah penggunaan masa yang hebat-saya mahu menghabiskan lebih banyak masa saya dalam jenis-jenis mesyuarat. Dan ada di antara satu sama lain. Dan kemudian saya akan berhubung dengan pembantu saya dan pastikan dia memahami mana-mana mesyuarat yang saya mahu lebih banyak dan yang mana yang boleh ditapis supaya mudah-mudahan sepanjang masa jadual saya menjadi lebih dan lebih produktif.
Sekarang anda tidak memerlukan pembantu untuk meletakkan hujung ini untuk bekerja-sebaliknya, cetak jadual anda dari minggu lalu dan tingkatkan mesyuarat anda. (Atau, jika anda berada di pejabat kurang kertas, cuma masukkan dalam dokumen Word.)
Perkara yang hebat tentang teknik ini ialah ia membolehkan anda menjejaki nilai masa yang anda habiskan dalam mesyuarat. Adakah anda mendapat sebahagian besar daripada kebanyakannya? Jika anda menjawab soalan tersebut, tanya diri anda sendiri beberapa soalan untuk mengetahui sama ada anda boleh mencari corak (atau dua):
- Adakah mereka cenderung besar atau kecil?
- Adakah terdapat agenda yang dihantar sebelum ini?
- Adakah pemimpin yang jelas?
- Adakah ia berlaku pada waktu pagi, petang, atau petang?
- Adakah ia secara peribadi?
- Adakah ini mesyuarat kemas kini mingguan?
- Adakah terdapat e-mel yang keluar selepas itu yang telah berjaya?
Trend mungkin muncul di mana anda melihat bahawa pertemuan dengan kumpulan yang lebih besar kurang bermanfaat kepada anda; atau bahawa pada bila-bila masa anda bertemu sebelum pukul 10 pagi, anda tidak menyimpan apa-apa; atau sesi mingguan anda dengan rakan sekerja hanya membawa kepada membincangkan gosip pejabat.
Dengan pandangan ini, anda boleh berusaha menyesuaikan jadual anda ke hadapan dan memanfaatkan waktu anda di pejabat. Sebenarnya, mungkin terdapat kesempatan untuk membatalkan janji temu yang akan datang jika anda menentukan bahawa mereka tidak pernah menambah nilai. Atau, jika anda benar-benar percubaan, cuba sesuatu yang baru-seperti mesyuarat standup atau hanya menghantar e-mel sebagai pengganti pertemuan bersemuka.
Saya akan cuba untuk beberapa minggu akan datang untuk melihat bagaimana ia berfungsi-dan anda juga perlu! Tweet saya di @acav dengan hasil anda.
(Oh, dan PS, jika anda suka bunyi apa yang dikatakan Gilboa, pengambilan Warby Parker!)
