Terdapat banyak pembantu pentadbiran berbakat di luar sana. Saya telah bertemu dengan ramai orang, baik lelaki dan perempuan, yang telah membuat kerjaya sebagai pembantu eksekutif, pengurus pejabat, atau penyelaras pentadbiran, memupuk bakat perancangan acara, pengurusan projek, dan concierge kepada kerjaya yang dibayar dengan baik. Jenis pekerjaan ini penting dan memastikan perniagaan berjalan.
Walaupun saya bukan pembantu pentadbiran, saya juga tidak berbakat dalam tugas pentadbiran ini. Saya hebat dengan pelanggan, tetapi apabila ia menyelaras perjalanan dan pengangkutan orang ramai, saya bukan gadis anda. Saya mesra, tetapi suaraku, sama dengan padang yang berusia 10 tahun, tidak meminjamkan dirinya kepada sikap telefon profesional. Saya tidak semestinya tahu berapa pound salad kentang untuk memesan untuk makan tengahari 20 orang. Malah, saya tidak pernah merancang pesta besar-ibu saya merancang perkahwinan saya.
Walau bagaimanapun, ia sering diandaikan bahawa saya akan mengambil tugas pentadbiran di nota pengambilan kerja, memesan makan tengah hari, membuat salinan-kerana saya satu-satunya wanita yang terlibat dalam projek. Banyak wanita profesional telah berkongsi pengalaman serupa dengan saya. Malah, seorang bekas rakan sekerja dalam industri penerbitan dan media baru-baru ini memberitahu saya bahawa rakan-rakan lelakinya mengambil kesempatan bahawa dia akan menghantar jemputan kalendar, bilik mesyuarat buku, dan mengambil nota untuk projek rentas jabatan. Beliau adalah seorang pengarah kanan dan mempunyai pengalaman lebih dari 15 tahun, setaraf atau melebihi rekannya.
Apa yang lebih menjengkelkan adalah andaian bahawa wanita entah bagaimana lebih bersedia untuk melakukan perkara-perkara ini daripada rakan-rakan lelaki mereka. Walaupun kami telah membuat kemajuan yang banyak, sesetengah (walaupun, sudah tentu, tidak semua) rakan-rakan lelaki kami yang lebih tua tidak dapat menggoncang kepercayaan bahawa kami tidak hanya mengambil catatan dan menghantar undangan.
Saya teragak-agak untuk menulis "cara bagaimana" untuk mengendalikan keadaan ini kerana tanggungjawab untuk membalikkan tradisi budaya tidak boleh jatuh semata-mata kepada satu jantina. Tetapi, jika anda seperti saya, anda mempunyai tugas untuk melakukan (kerja sebenarnya, kerja yang anda bayar untuk dilakukan) dan perlu untuk mengatasi masalah ini di dalam tunas seperti yang berlaku. Jadi, mengakui bahawa ini adalah pembetulan jangka pendek untuk masalah yang akan mengambil masa lebih daripada beberapa hari kerja untuk membetulkan, inilah yang telah bekerja untuk saya.
1. Tanyakan Diri Anda: Adakah Ini "Semua Hands on Deck" Moment, atau Adakah Ini Tidak Benar?
Saya tidak keberatan dalam menghadapi situasi "semua tangan di dek". Sebagai contoh, saya sekarang bekerja untuk permulaan yang kecil dan, sebagai hasil daripada saiz dan anggaran syarikat, telah mengambil tanggungjawab berkaitan dengan operasi, kewangan, dan HR yang biasanya tidak diperlukan seseorang dalam pemasaran. Saya tidak menganggap tanggungjawab tambahan ini tidak sesuai, tetapi sebaliknya meletakkan tanah di dunia permulaan.
Jika, sebaliknya, anda mendapati ahli pasukan anda berulang kali meminta anda (bukan profesional lain yang sama dengan kakak, dan bukannya rakan sekerja lelaki anda) untuk menjaga tugas pentadbiran yang tidak berkaitan dengan pesanan seperti kedudukan anda atau mengambil makan tengah hari-bergerak ke # 2.
2. Jangan Menetapkan Precedent
Di salah satu jawatan pertama saya di luar sekolah siswazah, saya menawarkan untuk mengambil makan tengah hari untuk bos saya pada hari pertama. Saya cuba untuk menjadi baik, tetapi saya tidak sedar mengenakan contoh yang berbahaya: Selepas itu, dia meminta saya untuk membawanya makan siang sepanjang masa.
Tidak ada salahnya dengan mesra dan membantu, tetapi ada banyak cara untuk menyatakan kesediaan untuk pergi ke atas dan di luar panggilan tugas selain daripada menjalankan tugas peribadi atau melompat apabila seseorang memerlukan sesuatu FedExed. Belajar dari kesilapan saya, dan berfikir panjang dan keras sebelum anda pergi ke jalan ini.
Malah, anda juga boleh menetapkan duluan yang anda tidak akan: Jika anda berada di pasukan projek yang tidak mempunyai orang pentadbiran yang diberikan kepadanya, luangkan masa semasa mesyuarat perancangan awal untuk menjawab soalan langsung siapa menjaga mesyuarat penganjur, mendapatkan dokumen yang dicetak, dan sebagainya. Mengesyorkan dari kerja-kerja get-pergi bahawa tugas-tugas ini dibahagikan antara setiap orang atau ahli pasukan yang bergantian.
3. Mengajar Mereka Cara Ikan
Matlamat sukarelawan untuk menyelesaikan tugas pentadbiran adalah untuk menunjukkan kesanggupan anda untuk berkolaborasi dan melakukan kerja, bukan untuk menunjukkan bahawa anda hanya akan bekerja untuk orang lain. Dengan itu, jika anda mendapati bahawa rakan-rakan berulang kali meminta anda mengimbas, faks, menyalin, atau menjadualkan mesyuarat, hanya berkata, "Biar saya tunjukkan kepada anda bagaimana untuk melakukan ini supaya anda tidak perlu terus bertanya kepada saya. Ia sangat mudah. "Dan kemudian berjalan mereka melalui proses.
Ini akan menggangu orang itu daripada meminta pertolongan ini sekali lagi dan mengurangkan sentimen bodoh "Saya hanya tidak berdaya dan buruk dengan teknologi, bukannya comel?" Yang sering menyertai permintaan ini. Anda dan saya tahu bahawa tugas seperti ini tidak memerlukan kuasa ajaib, hanya beberapa minit masa. Dan bercakap mengenai masa:
4. Berdiri untuk Masa Anda yang Berharga
Sekiranya rakan sekerja meminta anda menyalin dan menyusun setumpuk dokumen 40 halaman, dia meminta anda untuk menugaskan masa untuk tugas yang boleh dilakukan oleh ramai orang dan bukannya bekerja pada projek sebenar anda, yang mungkin hanya boleh anda lakukan.
Aktiviti perkeranian adalah penting, tetapi itu tidak bermakna anda perlu menjaga mereka hari demi hari. Anda mempunyai tugas lain untuk melakukan, dan mengambil masa yang jauh dari yang boleh memberi kesan buruk. Jika prestasi anda menderita kerana anda menghabiskan terlalu banyak masa anda dalam tugas pentadbiran, pengurus anda akan melihat ini sebagai ketidakupayaan untuk mengutamakan secara berkesan. Anda juga boleh menghantar mesej yang sebenarnya anda lebih suka kerja yang berkaitan dengan operasi. Ingat, sebaliknya, tanggungjawab mana-mana "opsional" harus menjadi peluang untuk menunjukkan kemahiran anda, mengembangkan profesional, atau menunjukkan kepada pengurus anda bahawa anda berfikir secara sedar tentang masa depan anda dengan syarikat.
Saya tidak boleh menekankan cukup bahawa tiada apa yang merendahkan kerja pentadbiran. Tetapi jika anda tidak berada dalam peranan pentadbiran, tidak ada alasan bahawa rakan sekerja anda harus menuntut atau menganggap bahawa anda adalah pentadbir lalai kerana anda seorang wanita sahaja di bilik persidangan. Berdiri untuk diri sendiri, dan kembali bekerja.
