Berapa kali anda mempunyai perbualan ini turun?
Jelas sekali, ia adalah keadaan yang sangat mengecewakan. Bagaimanakah anda sepatutnya menyikat puluhan e-mel yang anda terima dalam beberapa jam yang lalu sahaja untuk mencari mesej penting yang mempunyai tugas yang wajar? Dan jika anda menggunakan e-mel yang pintar cara semak memeriksa peti masuk anda beberapa kali sehari-anda mungkin belum melihat mesej lagi!
Ini adalah dilema yang biasa, yang mana sesiapa dalam tenaga kerja mungkin telah menjumpai beberapa titik atau yang lain (jika tidak kerap). Ia juga mendapat persoalan yang penting: Apakah bentuk komunikasi yang sesuai untuk permintaan masa nyata berbanding tugas yang hanya perlu diselesaikan pada hari-hari yang akan datang?
Untuk menyelesaikan soalan ini mengenai etiket komunikasi pejabat, Cyrus Stoller, seorang pengaturcara, mempunyai sistem yang harus anda pertimbangkan untuk melaksanakan di antara rakan sekerja anda. Pecahannya cukup mudah:
- Jika anda memerlukan sesuatu yang dilakukan dalam masa 30 minit, hubungi orang itu.
- Jika anda memerlukan sesuatu yang dilakukan dalam masa dua jam, tekskan orang itu.
- Jika anda memerlukan sesuatu yang dilakukan dalam hari kerja, IM orang itu.
- Jika anda memerlukan sesuatu yang dilakukan dalam beberapa hari akan datang, e - mel kepada orang itu.
Walaupun kerosakan sebenar mungkin berbeza-beza bergantung kepada bagaimana pejabat anda berfungsi (contohnya, di pejabat kecil, ia mungkin masuk akal hanya untuk dihentikan oleh meja seseorang daripada panggilan), apa yang Stoller semakin mendapat adalah kunci: E-mel tidak seharusnya menjadi lalai cara komunikasi untuk mendapatkan apa-apa yang perlu diketahui atau ditangani dalam masa nyata.
Sudah tentu, sistem ini cukup mudah untuk anda melaksanakan apabila bekerja dengan rakan sekerja dan klien yang rapat, tetapi bagaimana anda mendapatkan orang lain di pejabat untuk bermain bersama? Berikut adalah beberapa perkara yang perlu dicuba:
- Sediakan auto-responder e-mel yang memberitahu orang bagaimana untuk menghubungi anda jika perkara itu perlu ditangani dalam satu atau dua jam berikutnya.
- Jika anda menjumpai e-mel yang meminta tindakan masa nyata, dengan senyap teringatkan rakan sekerja anda yang anda lebih suka mesej ini telah disampaikan melalui panggilan telefon atau teks, kerana anda tidak boleh sampai ke e-mel mereka pada waktunya jika serangan kecemasan lain.
- Jika anda mempunyai beberapa peranan pengurusan, tetapkan standard di pejabat. Adakah pekerja anda bercakap secara terbuka tentang bagaimana mereka ingin orang lain berkomunikasi dengan mereka jika ada sesuatu yang perlu dilakukan dan bukannya mengandaikan bahawa e-mel itu baik-baik saja.
Akhir sekali, ingatkan semua orang bahawa sistem seperti ini benar-benar menang-menang. Tiada siapa yang dirantai di dalam peti masuk mereka, dan tugas segera tidak akan dibatalkan lagi.
